Podjęli Państwo decyzję: jeden członek zarządu ma zostać powołany, inny odwołany, a reprezentacja uregulowana na nowo. Uścisk dłoni i uchwała na papierze — czy to wystarczy? Nie do końca. Stosunek organizacyjny członka zarządu niemieckiej spółki GmbH decyduje o tym, kto skutecznie wiąże spółkę na zewnątrz, ile warte są wewnętrzne ustalenia i jak szybko można go z powrotem odwołać z funkcji. Poniżej przeczytają Państwo, jak powołać członka zarządu, uregulować jego umocowanie do reprezentacji i go odwołać — oraz dlaczego funkcja to coś zupełnie innego niż jego umowa.
Wewnętrznie było jasne: transakcje powyżej 50 000 euro tylko za zgodą wspólników. Członek zarządu i tak podpisuje samodzielnie — a umowa z osobą trzecią jest ważna. To, co ustalili Państwo wewnętrznie, nie wiąże bowiem kontrahenta. Kto nie rozumie umocowania do reprezentacji na zewnątrz, przeżywa tu kosztowne zaskoczenie.
Powołali Państwo drugiego członka zarządu, żeby było szybciej. Ale w najbliższym banku okazuje się: obaj muszą podpisywać wspólnie, bo nikt nie uregulował reprezentacji samodzielnej. To, co miało być odciążeniem, staje się hamulcem — zasady reprezentacji nigdy nie było w umowie spółki.
Zaufanie zniknęło, ma odejść natychmiast. Jako organ mogą go Państwo w każdym czasie odwołać — ale umowa spółki mówi „tylko z ważnego powodu", a jego umowa o zarządzanie biegnie dalej. Bez spojrzenia na obie warstwy z szybkiego rozstania robi się długi spór.
Kto może być członkiem zarządu — i kto go powołuje. Każda spółka GmbH potrzebuje co najmniej jednego członka zarządu; bez niego jest niezdolna do działania (§ 6 ust. 1 GmbHG). Funkcja jest związana z osobą: członkiem zarządu może być tylko osoba fizyczna o pełnej zdolności do czynności prawnych, a kto został skazany za określone przestępstwa — przede wszystkim zwłokę w złożeniu wniosku o ogłoszenie upadłości oraz typowe przestępstwa gospodarcze — albo podlega odpowiedniemu zakazowi wykonywania zawodu lub działalności, jest przez pewien czas wyłączony z pełnienia funkcji (§ 6 ust. 2 GmbHG). Członka zarządu powołuje nie sam zarząd, lecz właściciele: o powołaniu i odwołaniu członków zarządu decydują wspólnicy (§ 46 pkt 5 GmbHG) — z reguły w drodze uchwały wspólników. Jak taka uchwała ma zapaść w prawidłowej formie i terminie, aby później się utrzymała, przeczytają Państwo w poradniku o uchwale wspólników.
Zgłoszenie do rejestru handlowego — obowiązek, nie wybór. Powołanie lub odwołanie członka zarządu to jeszcze nie koniec: każdą zmianę w osobach członków zarządu oraz każde ustanie umocowania do reprezentacji zgłasza się do wpisu w rejestrze handlowym (§ 39 ust. 1 GmbHG). Do zgłoszenia dołącza się dokumenty o powołaniu lub o ustąpieniu (§ 39 ust. 2 GmbHG), a nowo powołany członek zarządu musi zapewnić, że nie istnieją przeszkody w powołaniu według § 6 ust. 2 GmbHG (§ 39 ust. 3 GmbHG). Wpisuje się przy tym również, w jakim zakresie członek zarządu może reprezentować spółkę — rodzaj i zakres umocowania do reprezentacji (§ 8 ust. 4 pkt 2 GmbHG). Wpis wprawdzie nie tworzy dopiero funkcji — czyni to uchwała — ale jest obowiązkowy i sprawia, że każdy kontrahent może polegać na rejestrze co do tego, kto działa za spółkę. Kto zapomni o zgłoszeniu, ryzykuje, że osoba dawno odwołana wciąż uchodzi na zewnątrz za członka zarządu.
Co członek zarządu może na zewnątrz — i dlaczego wewnętrzne granice nie wiążą osób trzecich. To najważniejszy i najczęściej niedoceniany punkt. Spółkę reprezentują sądowo i pozasądowo jej członkowie zarządu (§ 35 ust. 1 GmbHG). To umocowanie do reprezentacji jest wobec osób trzecich nieograniczone i nieograniczalne: ograniczenie umocowania do reprezentowania spółki nie ma skutku prawnego wobec osób trzecich — i to wyraźnie także wtedy, gdy wewnętrznie dla określonych czynności wymagana jest zgoda wspólników (§ 37 ust. 2 GmbHG). Takie wewnętrzne wytyczne — katalog czynności wymagających zgody, próg kwotowy, zakaz określonych rodzajów czynności — zobowiązują członka zarządu tylko w stosunku wewnętrznym, wobec spółki (§ 37 ust. 1 GmbHG). Jeśli się do nich nie stosuje, może odpowiadać wobec spółki odszkodowawczo — ale czynność z osobą trzecią pozostaje ważna. Dla Państwa jako wspólników oznacza to: wewnętrzne zastrzeżenie zgody to cenny instrument sterowania i odpowiedzialności, lecz nie tarcza przeciw umowie, którą członek zarządu już zawarł na zewnątrz.
Reprezentacja łączna, samodzielna i czynność „z samym sobą". Ilu członków zarządu musi działać razem, ustawa reguluje jako rozwiązanie zastępcze: jeśli powołano kilku członków zarządu, są oni umocowani do reprezentacji spółki tylko łącznie, chyba że umowa spółki stanowi inaczej (§ 35 ust. 2 zd. 1 GmbHG). Reprezentacja łączna jest więc ustawową regułą; praktycznie często pożądaną reprezentację samodzielną — każdy członek zarządu może działać sam — muszą Państwo wyraźnie postanowić w umowie spółki, inaczej nie obowiązuje. Drugi punkt, który wielu dostrzega dopiero w codzienności: członek zarządu co do zasady nie może zawrzeć czynności między sobą a spółką — zakaz czynności „z samym sobą" (§ 181 BGB) — dopóki nie zostało mu to zezwolone. To zezwolenie jest owym często cytowanym „zwolnieniem z § 181 BGB"; musi być wyraźnie udzielone w umowie spółki lub uchwałą wspólników, aby członek zarządu mógł na przykład w imieniu GmbH zawrzeć umowę z samym sobą. Dla jednoosobowej GmbH ustawa dodatkowo wyjaśnia, że § 181 BGB stosuje się, a takie czynności jedynego wspólnika będącego zarazem członkiem zarządu należy niezwłocznie ująć w protokole (§ 35 ust. 3 GmbHG).
Odwołanie — w każdym czasie, ale czysto oddzielone od umowy. Chcąc usunąć członka zarządu z funkcji, ustawa daje Państwu szeroką swobodę: powołanie jest w każdym czasie odwołalne, nie naruszając roszczeń odszkodowawczych z istniejących umów (§ 38 ust. 1 GmbHG). Co do zasady nie potrzebują więc Państwo powodu, aby odwołać. Granica istnieje tylko wtedy, gdy zakreśli ją umowa spółki: umowa spółki może ograniczyć dopuszczalność odwołania do przypadku, w którym czynią je koniecznym ważne powody — za takie uznaje się w szczególności rażące naruszenie obowiązków lub niezdolność do prawidłowego prowadzenia spraw (§ 38 ust. 2 GmbHG). Rozstrzygający jest dopisek „nie naruszając roszczeń odszkodowawczych": to zasada rozdziału w tekście ustawy. Odwołanie odbiera tylko funkcję; nie kończy umowy o zarządzanie, która reguluje wynagrodzenie. Kto tylko odwołuje, ma drugą warstwę wciąż otwartą — i być może dalej płaci pensję.
Praktyka Trzy zwrotnice, które ustawiają Państwo przy powołaniu, decydują o codzienności kolejnych lat: reprezentacja samodzielna czy łączna, zwolnienie z § 181 BGB tak lub nie oraz wewnętrzny katalog zgód dla dużych czynności. Uregulujcie to Państwo w umowie spółki, zanim pojawi się pierwszy spór — później nie zmienią Państwo w umocowaniu do reprezentacji niczego, co osoba trzecia ma już w ręku. I zgłaszajcie każdą zmianę szybko do rejestru handlowego: niewykreślony dawny członek zarządu to otwarta brama.
Upewnijcie się Państwo, że dana osoba może być członkiem zarządu — osoba fizyczna o pełnej zdolności do czynności prawnych, bez odpowiedniego skazania, bez pasującego zakazu wykonywania zawodu lub działalności (§ 6 ust. 2 GmbHG). To zapewnienie członek zarządu i tak będzie musiał później złożyć wobec sądu rejestrowego (§ 39 ust. 3 GmbHG) — wyjaśnijcie je, zanim zapadnie uchwała.
Powołanie należy do wspólników (§ 46 pkt 5 GmbHG) i wymaga prawidłowej uchwały wspólników. Przy tej samej okazji utrwalcie zasady reprezentacji: reprezentacja samodzielna czy łączna i czy § 181 BGB zostaje zwolniony. Kto uzupełnia to później, ma na okres przejściowy ustawową reprezentację łączną na karku.
Każde powołanie, każde odwołanie, każdą zmianę umocowania do reprezentacji zgłasza się (§ 39 ust. 1 GmbHG), z dokumentami o powołaniu (§ 39 ust. 2 GmbHG) i zapewnieniem co do zdolności. Wpisuje się nazwisko i zakres umocowania do reprezentacji (§ 8 ust. 4 pkt 2 GmbHG). Załatwcie to Państwo bez zwłoki — nie dopiero wtedy, gdy kontrahent zajrzy do rejestru.
Katalog czynności wymagających zgody dla dużych transakcji jest sensowny, ale działa tylko w stosunku wewnętrznym (§ 37 ust. 1 GmbHG). Na zewnątrz umocowanie do reprezentacji pozostaje nieograniczalne (§ 37 ust. 2 GmbHG). Nie liczcie więc Państwo na to, że wewnętrzne zastrzeżenie obali już zawartą umowę — sterujcie przez dobór osoby, kontrolę i odpowiedzialność.
Sprawdźcie najpierw, czy umowa spółki pozostawia odwołanie swobodnym, czy ogranicza je do ważnych powodów (§ 38 GmbHG). Podejmijcie uchwałę o odwołaniu, zgłoście ją do rejestru — a umowę o zarządzanie potraktujcie jako odrębną sprawę. Powołanie i umowa o zarządzanie to dwie różne warstwy (zasada rozdziału).
Bez regulacji przy kilku członkach zarządu obowiązuje reprezentacja łączna (§ 35 ust. 2 zd. 1 GmbHG) — wszyscy muszą działać wspólnie. To chroni przed samowolą, ale hamuje codzienność. Reprezentacja samodzielna przyspiesza, wymaga jednak zaufania. Ustalcie Państwo w umowie spółki to, co pasuje do Waszej struktury, chętnie różnicując według członków zarządu.
Jeśli członek zarządu ma móc zawierać w imieniu GmbH czynności z samym sobą lub jako pełnomocnik osoby trzeciej, potrzebuje zwolnienia z zakazu czynności „z samym sobą" (§ 181 BGB). Bez wyraźnego zezwolenia takie czynności są problematyczne. Zwłaszcza przy jednoosobowej GmbH to stały temat (§ 35 ust. 3 GmbHG) — regulujcie i protokołujcie czysto.
Katalog czynności wymagających zgody — nieruchomości, kredyty powyżej granicy, długoterminowe zobowiązania — skutecznie steruje zarządem. Działa jednak tylko w stosunku wewnętrznym (§ 37 ust. 1 GmbHG). To instrument odpowiedzialności i kontroli, nie ochrona na zewnątrz — trzymajcie te dwie rzeczy osobno.
Mogą Państwo powołać także zastępcę członka zarządu; dla niego obowiązują te same przepisy co dla zwykłego członka zarządu (§ 44 GmbHG). „Zastępca" nie oznacza przy tym mniejszej odpowiedzialności — również on jest organem ze wszystkimi obowiązkami.
Jeśli w pilnym przypadku spółce brakuje każdego członka zarządu (brak zarządu), na wniosek zainteresowanego sąd może powołać członka awaryjnego — sądy stosują tu odpowiednio zasady o zarządzie awaryjnym (§ 29 BGB analogicznie). To hamulec awaryjny, nie normalny przypadek: zadbajcie Państwo o terminowe uzupełnienie obsady, aby w ogóle do tego nie doszło.
Nakład na powołanie lub odwołanie jest niewielki — drogie prawie zawsze staje się to, co się przy tym źle albo w ogóle nie ureguluje. Umowa spółki, która od początku jasno ujmuje reprezentację, zwolnienie z § 181 i katalog zgód, oszczędza Państwu późniejszego sporu o to, czy dana czynność wiąże spółkę, czy nie. To tania droga. Kto reaguje dopiero wtedy, gdy członek zarządu zawarł niemiłą umowę albo odwołany organ wciąż widnieje w rejestrze, broni pozycji, której wcześniej dałoby się uniknąć.
Świadomie nie podajemy stałych cen pakietowych: to, czy chodzi o ukształtowanie zasad reprezentacji w umowie spółki, o towarzyszenie powołaniu wraz ze zgłoszeniem do rejestru handlowego, czy o czyste odwołanie członka zarządu, rozstrzyga się dopiero, gdy poznamy Państwa umowę spółki i sytuację. Otrzymają Państwo rząd wielkości i uczciwą ocenę, gdy tylko dowiemy się, o co chodzi.
Jedno i drugie należy do wspólników. O powołaniu i odwołaniu członków zarządu decydują wspólnicy w drodze uchwały (§ 46 pkt 5 GmbHG). Powołanie jest przy tym w każdym czasie odwołalne (§ 38 ust. 1 GmbHG) — chyba że umowa spółki ogranicza odwołanie do ważnych powodów (§ 38 ust. 2 GmbHG). Każdą z tych zmian zgłasza się następnie do rejestru handlowego (§ 39 GmbHG).
Nie — to najkosztowniejszy błąd w tym obszarze. Na zewnątrz umocowanie członka zarządu do reprezentacji jest nieograniczone i nieograniczalne; ograniczenie nie ma skutku prawnego wobec osób trzecich, wyraźnie także wtedy, gdy wewnętrznie wymagana była zgoda wspólników (§ 37 ust. 2 GmbHG). Wewnętrzne zastrzeżenie zobowiązuje członka zarządu tylko w stosunku wewnętrznym (§ 37 ust. 1 GmbHG). Jeśli mimo to zawrze czynność, jest ona z osobą trzecią ważna — członek zarządu odpowiada co najwyżej wobec spółki.
Tylko jeśli Państwo to uregulowali. Z mocy ustawy przy kilku członkach zarządu obowiązuje reprezentacja łączna — są oni umocowani do reprezentacji tylko wspólnie, chyba że umowa spółki stanowi inaczej (§ 35 ust. 2 zd. 1 GmbHG). Reprezentację samodzielną muszą więc Państwo wyraźnie postanowić w umowie spółki. To samo dotyczy zwolnienia z zakazu czynności „z samym sobą" (§ 181 BGB).
Nie. Odwołanie odbiera tylko funkcję; następuje „nie naruszając roszczeń odszkodowawczych z istniejących umów" (§ 38 ust. 1 GmbHG). Stosunek organizacyjny (powołanie) i umowa o zarządzanie to dwie odrębne warstwy (zasada rozdziału) — umowa wraz z pensją biegnie dalej, dopóki sama nie zostanie zakończona. Jak uregulować warstwę umowy o zarządzanie i odpowiedzialność członka zarządu, przeczytają Państwo w poradniku o odpowiedzialności członka zarządu.
Otrzymają Państwo od nas odpowiedź, zwykle w ciągu 24 godzin, w dni robocze gwarantowane w ciągu 48. Zwłaszcza gdy zbliża się powołanie, ma zostać odwołany członek zarządu albo trzeba sprawdzić umowę, którą zawarł, liczy się każdy dzień — proszę opisać sytuację raczej wcześniej niż później.
„Większość spraw o członków zarządu, które do mnie trafiają, to nie spory — to zaniedbania: reprezentacja nigdy czysto nieuregulowana, zapomniane zwolnienie z § 181, dawny członek nigdy niewykreślony z rejestru. Kto od początku porządkuje stosunek organizacyjny, oszczędza sobie kosztownych zaskoczeń później", mówi adwokat Sebastian Müller.
Proszę krótko opisać, o co chodzi — otrzymają Państwo pierwszą ocenę. Otrzymają Państwo od nas odpowiedź, zwykle w ciągu 24 godzin, w dni robocze gwarantowane w ciągu 48.
Opisz swoją sprawę