Sie haben sich entschieden: Ein Geschäftsführer soll bestellt, ein anderer abberufen, die Vertretung neu geregelt werden. Ein Handschlag und ein Beschluss auf dem Papier — reicht das? Nicht ganz. Die Organstellung eines GmbH-Geschäftsführers entscheidet darüber, wer die Gesellschaft nach außen wirksam bindet, was interne Absprachen wert sind und wie schnell Sie ihn wieder aus dem Amt bekommen. Hier lesen Sie, wie Sie einen Geschäftsführer bestellen, seine Vertretungsmacht regeln und ihn abberufen — und warum das Amt etwas völlig anderes ist als sein Vertrag.
Intern war klar: Geschäfte über 50.000 Euro nur mit Zustimmung der Gesellschafter. Der Geschäftsführer unterschreibt trotzdem allein — und der Vertrag mit dem Dritten ist wirksam. Denn was Sie intern vereinbart haben, bindet den Vertragspartner nicht. Wer die Vertretungsmacht nach außen nicht versteht, erlebt hier die teure Überraschung.
Sie haben einen zweiten Geschäftsführer bestellt, damit es schneller geht. Doch bei der nächsten Bank fällt auf: Beide müssen gemeinsam unterschreiben, weil niemand die Einzelvertretung geregelt hat. Was als Entlastung gedacht war, wird zur Bremse — die Vertretungsregelung stand nie in der Satzung.
Das Vertrauen ist weg, er soll sofort weg. Sie können ihn als Organ jederzeit abberufen — aber Ihre Satzung sagt „nur aus wichtigem Grund", und sein Anstellungsvertrag läuft weiter. Ohne den Blick auf beide Ebenen wird aus der schnellen Trennung ein langer Streit.
Wer Geschäftsführer sein kann — und wer ihn bestellt. Jede GmbH braucht mindestens einen Geschäftsführer; ohne ihn ist sie handlungsunfähig (§ 6 Abs. 1 GmbHG). Das Amt ist an eine Person gebunden: Geschäftsführer kann nur eine natürliche, unbeschränkt geschäftsfähige Person sein, und wer wegen bestimmter Straftaten — vor allem Insolvenzverschleppung und typischer Wirtschaftsdelikte — verurteilt ist oder einem einschlägigen Berufs- oder Gewerbeverbot unterliegt, ist für einen bestimmten Zeitraum vom Amt ausgeschlossen (§ 6 Abs. 2 GmbHG). Bestellt wird der Geschäftsführer nicht von der Geschäftsführung selbst, sondern von den Eigentümern: Über die Bestellung und die Abberufung der Geschäftsführer entscheiden die Gesellschafter (§ 46 Nr. 5 GmbHG) — in aller Regel durch Gesellschafterbeschluss. Wie ein solcher Beschluss form- und fristgerecht zustande kommt, damit er später hält, lesen Sie im Ratgeber zum Gesellschafterbeschluss.
Die Anmeldung zum Handelsregister — Pflicht, nicht Kür. Ist der Geschäftsführer bestellt oder abberufen, ist das noch nicht das Ende: Jede Änderung in den Personen der Geschäftsführer und jede Beendigung einer Vertretungsbefugnis ist zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden (§ 39 Abs. 1 GmbHG). Beigefügt werden die Urkunden über die Bestellung oder das Ausscheiden (§ 39 Abs. 2 GmbHG), und ein neu bestellter Geschäftsführer muss versichern, dass keine Bestellungshindernisse nach § 6 Abs. 2 GmbHG vorliegen (§ 39 Abs. 3 GmbHG). Eingetragen wird dabei auch, in welchem Umfang der Geschäftsführer die Gesellschaft vertreten darf — Art und Umfang der Vertretungsbefugnis (§ 8 Abs. 4 Nr. 2 GmbHG). Die Eintragung schafft das Amt zwar nicht erst — der Beschluss tut das —, aber sie ist Pflicht und sorgt dafür, dass sich jeder Geschäftspartner im Register darauf verlassen kann, wer für die Gesellschaft handelt. Wer die Anmeldung vergisst, riskiert, dass ein längst Ausgeschiedener nach außen noch als Geschäftsführer gilt.
Was der Geschäftsführer nach außen darf — und warum interne Grenzen Dritte nicht binden. Das ist der wichtigste, am häufigsten unterschätzte Punkt. Die Gesellschaft wird durch ihre Geschäftsführer gerichtlich und außergerichtlich vertreten (§ 35 Abs. 1 GmbHG). Diese Vertretungsmacht ist im Verhältnis zu Dritten unbeschränkt und unbeschränkbar: Eine Beschränkung der Befugnis, die Gesellschaft zu vertreten, hat gegen dritte Personen keine rechtliche Wirkung — und zwar ausdrücklich auch dann, wenn intern die Zustimmung der Gesellschafter für bestimmte Geschäfte verlangt ist (§ 37 Abs. 2 GmbHG). Solche internen Vorgaben — der Zustimmungskatalog, die Betragsgrenze, das Verbot bestimmter Geschäftsarten — verpflichten den Geschäftsführer nur im Innenverhältnis, gegenüber der Gesellschaft (§ 37 Abs. 1 GmbHG). Hält er sich nicht daran, macht er sich der Gesellschaft gegenüber möglicherweise schadensersatzpflichtig — aber das Geschäft mit dem Dritten bleibt wirksam. Für Sie als Gesellschafter heißt das: Ein interner Zustimmungsvorbehalt ist ein wertvolles Steuerungs- und Haftungsinstrument, aber kein Schutzschild gegen einen Vertrag, den der Geschäftsführer nach außen schon geschlossen hat.
Gesamtvertretung, Einzelvertretung und das Insichgeschäft. Wie viele Geschäftsführer zusammen handeln müssen, regelt das Gesetz als Auffanglösung: Sind mehrere Geschäftsführer bestellt, sind sie alle nur gemeinschaftlich zur Vertretung befugt, es sei denn, der Gesellschaftsvertrag bestimmt etwas anderes (§ 35 Abs. 2 Satz 1 GmbHG). Gesamtvertretung ist also der gesetzliche Regelfall; die praktisch oft gewünschte Einzelvertretung — jeder Geschäftsführer kann allein handeln — müssen Sie in der Satzung ausdrücklich anordnen, sonst gilt sie nicht. Ein zweiter Punkt, den viele erst im Alltag bemerkt: Ein Geschäftsführer darf grundsätzlich kein Geschäft zwischen sich selbst und der Gesellschaft abschließen — das Verbot des Insichgeschäfts (§ 181 BGB) —, solange ihm das nicht gestattet ist. Diese Gestattung ist die vielzitierte „Befreiung von § 181 BGB"; sie muss in der Satzung oder durch Gesellschafterbeschluss ausdrücklich erteilt sein, damit der Geschäftsführer etwa im Namen der GmbH mit sich selbst einen Vertrag schließen kann. Für die Ein-Personen-GmbH stellt das Gesetz zusätzlich klar, dass § 181 BGB anzuwenden ist und solche Geschäfte des Alleingesellschafter-Geschäftsführers unverzüglich in eine Niederschrift aufzunehmen sind (§ 35 Abs. 3 GmbHG).
Die Abberufung — jederzeit, aber sauber getrennt vom Vertrag. Wollen Sie einen Geschäftsführer wieder aus dem Amt entfernen, gibt Ihnen das Gesetz weitgehend freie Hand: Die Bestellung ist zu jeder Zeit widerruflich, unbeschadet der Entschädigungsansprüche aus bestehenden Verträgen (§ 38 Abs. 1 GmbHG). Grundsätzlich brauchen Sie also keinen Grund, um abzuberufen. Eine Grenze besteht nur, wenn Ihre Satzung sie zieht: Der Gesellschaftsvertrag kann den Widerruf auf den Fall beschränken, dass wichtige Gründe ihn notwendig machen — als solche gelten insbesondere grobe Pflichtverletzung oder Unfähigkeit zur ordnungsmäßigen Geschäftsführung (§ 38 Abs. 2 GmbHG). Entscheidend ist der Zusatz „unbeschadet der Entschädigungsansprüche": Er ist das Trennungsprinzip im Gesetzestext. Die Abberufung entzieht nur das Amt; sie beendet nicht den Anstellungsvertrag, mit dem die Vergütung geregelt ist. Wer nur abberuft, hat die zweite Ebene noch offen — und zahlt womöglich weiter Gehalt. Wie Sie die Anstellungs- und Vergütungsebene richtig bedienen und eine Trennung sauber gestalten, lesen Sie im Ratgeber zum Geschäftsführer-Dienstvertrag und zur Abberufung.
Praxis Die drei Weichen, die Sie bei der Bestellung stellen, entscheiden über den Alltag der nächsten Jahre: Einzel- oder Gesamtvertretung, Befreiung von § 181 BGB ja oder nein, und ein interner Zustimmungskatalog für die großen Geschäfte. Regeln Sie das in der Satzung, bevor der erste Streitfall kommt — im Nachhinein ändern Sie an der Vertretungsmacht nichts mehr, was ein Dritter schon in der Hand hat. Und melden Sie jede Änderung zügig zum Handelsregister an: Ein nicht gelöschter Alt-Geschäftsführer ist ein offenes Tor.
Vergewissern Sie sich, dass die Person Geschäftsführer sein darf — natürliche, unbeschränkt geschäftsfähige Person, keine einschlägige Verurteilung, kein passendes Berufs- oder Gewerbeverbot (§ 6 Abs. 2 GmbHG). Diese Versicherung muss der Geschäftsführer später ohnehin gegenüber dem Registergericht abgeben (§ 39 Abs. 3 GmbHG) — klären Sie sie, bevor Sie den Beschluss fassen.
Die Bestellung ist Sache der Gesellschafter (§ 46 Nr. 5 GmbHG) und gehört in einen ordnungsgemäßen Gesellschafterbeschluss. Halten Sie im selben Zug die Vertretungsregelung fest: Einzel- oder Gesamtvertretung und ob § 181 BGB freigegeben wird. Wer das später nachholt, hat für die Zwischenzeit die gesetzliche Gesamtvertretung am Hals.
Jede Bestellung, jede Abberufung, jede Änderung der Vertretungsbefugnis ist anzumelden (§ 39 Abs. 1 GmbHG), mit den Bestellungsurkunden (§ 39 Abs. 2 GmbHG) und der Versicherung zur Eignung. Eingetragen werden Name und Umfang der Vertretungsbefugnis (§ 8 Abs. 4 Nr. 2 GmbHG). Erledigen Sie das zeitnah — nicht erst, wenn ein Vertragspartner ins Register schaut.
Ein Zustimmungskatalog für große Geschäfte ist sinnvoll, aber er wirkt nur im Innenverhältnis (§ 37 Abs. 1 GmbHG). Nach außen bleibt die Vertretungsmacht unbeschränkbar (§ 37 Abs. 2 GmbHG). Verlassen Sie sich also nicht darauf, dass ein interner Vorbehalt einen bereits geschlossenen Vertrag zu Fall bringt — steuern Sie über Auswahl, Kontrolle und Haftung.
Prüfen Sie zuerst, ob Ihre Satzung die Abberufung frei lässt oder auf wichtige Gründe beschränkt (§ 38 GmbHG). Fassen Sie den Abberufungsbeschluss, melden Sie ihn zum Register an — und behandeln Sie den Anstellungsvertrag als eigene Sache. Die Trennung von der Vergütungs- und Vertragsebene erklären wir im Ratgeber zum Geschäftsführer-Dienstvertrag.
Ohne Regelung gilt bei mehreren Geschäftsführern Gesamtvertretung (§ 35 Abs. 2 Satz 1 GmbHG) — alle müssen gemeinsam handeln. Das schützt vor Alleingängen, bremst aber den Alltag. Einzelvertretung macht schnell, verlangt aber Vertrauen. Legen Sie in der Satzung fest, was zu Ihrer Struktur passt, gern differenziert nach Geschäftsführern.
Soll ein Geschäftsführer im Namen der GmbH mit sich selbst oder als Vertreter eines Dritten Geschäfte schließen dürfen, braucht er die Befreiung vom Verbot des Insichgeschäfts (§ 181 BGB). Ohne ausdrückliche Gestattung sind solche Geschäfte problematisch. Gerade bei der Ein-Personen-GmbH ist das ein Dauerthema (§ 35 Abs. 3 GmbHG) — regeln und protokollieren Sie sauber.
Ein Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte — Grundstücke, Kredite über einer Grenze, langfristige Bindungen — steuert die Geschäftsführung wirksam. Er wirkt aber nur im Innenverhältnis (§ 37 Abs. 1 GmbHG). Er ist ein Haftungs- und Kontrollinstrument, kein Außenschutz — halten Sie beides auseinander.
Sie können auch einen stellvertretenden Geschäftsführer bestellen; für ihn gelten dieselben Vorschriften wie für den ordentlichen Geschäftsführer (§ 44 GmbHG). „Stellvertretend" heißt dabei nicht weniger verantwortlich — auch er ist Organ mit allen Pflichten.
Fehlt der Gesellschaft in einem dringenden Fall jeder Geschäftsführer (Führungslosigkeit), kann auf Antrag eines Beteiligten das Gericht einen Notgeschäftsführer bestellen — die Gerichte wenden dafür die Grundsätze über den Notvorstand entsprechend an (§ 29 BGB analog). Das ist die Notbremse, nicht der Normalfall: Sorgen Sie mit rechtzeitiger Nachbesetzung dafür, dass es gar nicht so weit kommt.
Der Aufwand für eine Bestellung oder Abberufung ist überschaubar — teuer wird fast immer das, was man dabei falsch oder gar nicht regelt. Eine Satzung, die Vertretung, § 181-Befreiung und Zustimmungskatalog von vornherein klar fasst, erspart Ihnen später die Auseinandersetzung darüber, ob ein Geschäft die Gesellschaft bindet oder nicht. Das ist der günstige Weg. Wer erst reagiert, wenn ein Geschäftsführer einen unliebsamen Vertrag geschlossen hat oder ein abberufenes Organ noch im Register steht, verteidigt eine Position, die sich vorher hätte vermeiden lassen.
Feste Paketpreise nennen wir bewusst nicht: Ob es um die Gestaltung der Vertretungsregelung in der Satzung, die Begleitung einer Bestellung samt Handelsregisteranmeldung oder die saubere Abberufung eines Geschäftsführers geht, entscheidet sich erst, wenn wir Ihre Satzung und Ihre Lage kennen. Sie erhalten die Größenordnung und eine ehrliche Einschätzung, sobald wir wissen, worum es geht.
Beides ist Sache der Gesellschafter. Über die Bestellung und die Abberufung der Geschäftsführer entscheiden die Gesellschafter durch Beschluss (§ 46 Nr. 5 GmbHG). Die Bestellung ist dabei jederzeit widerruflich (§ 38 Abs. 1 GmbHG) — es sei denn, Ihre Satzung beschränkt den Widerruf auf wichtige Gründe (§ 38 Abs. 2 GmbHG). Jede dieser Änderungen ist anschließend zum Handelsregister anzumelden (§ 39 GmbHG).
Nein — das ist der teuerste Irrtum in diesem Bereich. Nach außen ist die Vertretungsmacht des Geschäftsführers unbeschränkt und unbeschränkbar; eine Beschränkung hat gegenüber Dritten keine rechtliche Wirkung, ausdrücklich auch dann nicht, wenn intern die Zustimmung der Gesellschafter verlangt war (§ 37 Abs. 2 GmbHG). Der interne Vorbehalt verpflichtet den Geschäftsführer nur im Innenverhältnis (§ 37 Abs. 1 GmbHG). Schließt er trotzdem ab, ist das Geschäft mit dem Dritten wirksam — er haftet allenfalls der Gesellschaft.
Nur wenn Sie es geregelt haben. Von Gesetzes wegen gilt bei mehreren Geschäftsführern Gesamtvertretung — sie sind alle nur gemeinschaftlich zur Vertretung befugt, es sei denn, der Gesellschaftsvertrag bestimmt etwas anderes (§ 35 Abs. 2 Satz 1 GmbHG). Einzelvertretung müssen Sie also ausdrücklich in der Satzung anordnen. Dasselbe gilt für die Befreiung vom Verbot des Insichgeschäfts (§ 181 BGB).
Nein. Die Abberufung entzieht nur das Amt; sie erfolgt „unbeschadet der Entschädigungsansprüche aus bestehenden Verträgen" (§ 38 Abs. 1 GmbHG). Organstellung und Anstellungsvertrag sind zwei getrennte Ebenen (Trennungsprinzip) — der Vertrag samt Gehalt läuft weiter, bis er selbst beendet ist. Wie Sie die Anstellungsebene und eine Trennung richtig regeln, lesen Sie im Ratgeber zum Geschäftsführer-Dienstvertrag.
Sie hören von uns, meist innerhalb von 24 Stunden, werktags garantiert innerhalb von 48. Gerade wenn eine Bestellung ansteht, ein Geschäftsführer abberufen werden soll oder ein Vertrag zu prüfen ist, den er geschlossen hat, zählt jeder Tag — schildern Sie die Lage lieber früher als später.
„Die meisten Geschäftsführer-Fälle, die bei mir landen, sind keine Streitfälle — sie sind Versäumnisse: die Vertretung nie sauber geregelt, die § 181-Befreiung vergessen, den Ausgeschiedenen nie aus dem Register genommen. Wer die Organstellung von Anfang an ordnet, spart sich die teuren Überraschungen später", sagt Rechtsanwalt Sebastian Müller.
Schildern Sie kurz, worum es geht — Sie erhalten eine erste Einschätzung. Sie hören von uns, meist innerhalb von 24 Stunden, werktags garantiert innerhalb von 48.
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