Ein befristeter Vertrag soll Ihnen Spielraum lassen: Sie binden sich für eine überschaubare Zeit, und danach entscheiden Sie neu. Genau dieser Spielraum kippt schneller, als viele denken. Fehlt die Unterschrift zum richtigen Zeitpunkt, stimmt der Sachgrund nicht oder läuft der Mitarbeiter einfach weiter, wird aus dem befristeten ein unbefristetes Arbeitsverhältnis — mit vollem Kündigungsschutz. Hier lesen Sie, was hält und was in die Entfristung führt, bevor Sie den nächsten Vertrag aufsetzen.
Ein Projekt, eine Elternzeitvertretung, ein Auftragsberg, der wieder abebbt. Die Befristung passt — vorausgesetzt, der Grund trägt und steht sauber im Vertrag. Wer den Sachgrund nur mündlich „im Kopf" hat, kann ihn vor Gericht kaum noch belegen.
Der neue Mitarbeiter hat am Montag angefangen, den befristeten Vertrag aber erst am Mittwoch unterschrieben zurückgeschickt. Ein klassischer Ablauf — und ein Formfehler, der die Befristung kosten kann. Denn unterschrieben werden muss vor dem ersten Arbeitstag.
Die Zusammenarbeit läuft, Sie hängen noch ein halbes Jahr dran. Bei der sachgrundlosen Befristung zählt jede Verlängerung — und wer die Zwei-Jahres-Grenze oder die dritte Verlängerung überschreitet oder nebenbei am Gehalt schraubt, hat plötzlich einen unbefristeten Mitarbeiter.
Das Gesetz kennt zwei Arten, einen Arbeitsvertrag zu befristen. Der erste Weg ist die Befristung mit Sachgrund (§ 14 Abs. 1 TzBfG). Ein solcher Grund liegt zum Beispiel vor, wenn der Bedarf an der Arbeitsleistung nur vorübergehend besteht, wenn ein anderer Mitarbeiter vertreten wird, wenn die Befristung der Erprobung dient oder wenn die Eigenart der Tätigkeit sie rechtfertigt — das Gesetz zählt acht Fallgruppen auf. Mit einem tragfähigen Sachgrund können Sie grundsätzlich auch länger und mehrfach befristen; die starre Zwei-Jahres-Grenze gilt hier nicht.
Der zweite Weg ist die Befristung ohne Sachgrund (§ 14 Abs. 2 TzBfG). Sie ist kalendermäßig bis zu einer Dauer von zwei Jahren zulässig, und innerhalb dieser zwei Jahre dürfen Sie den Vertrag höchstens dreimal verlängern. Wichtig ist die Kehrseite: Dieser Weg ist gesperrt, wenn mit demselben Arbeitgeber bereits zuvor ein befristetes oder unbefristetes Arbeitsverhältnis bestanden hat (§ 14 Abs. 2 Satz 2 TzBfG) — das Anschlussverbot. Wer also einen ehemaligen Mitarbeiter oder einen früheren Werkstudenten ohne Sachgrund erneut befristet einstellt, riskiert von Anfang an ein unbefristetes Verhältnis. Für frisch gegründete Unternehmen gelten in den ersten vier Jahren großzügigere Regeln (§ 14 Abs. 2a TzBfG), und für ältere Arbeitnehmer, die zuvor längere Zeit ohne Beschäftigung waren, gibt es einen erweiterten Rahmen (§ 14 Abs. 3 TzBfG).
Praxis Der mit Abstand häufigste und teuerste Fehler ist die Form. Die Befristung bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Im Klartext: Die Befristungsabrede muss auf Papier stehen und von beiden Seiten eigenhändig unterschrieben sein — und zwar bevor der Mitarbeiter die Arbeit aufnimmt. Wird erst gearbeitet und später unterschrieben, ist nicht der ganze Vertrag weg, wohl aber die Befristung: Sie fehlt formwirksam, und das Arbeitsverhältnis gilt als unbefristet. Eine Einigung per E-Mail, WhatsApp oder gescanntem PDF genügt der Schriftform nicht. Nur die Befristung braucht die Form, nicht der Arbeitsvertrag als solcher — deshalb bleibt der Mitarbeiter, nur eben dauerhaft.
Die Folge eines Fehlers ist klar geregelt und für Sie einschneidend: Ist die Befristung rechtsunwirksam, gilt der befristete Arbeitsvertrag als auf unbestimmte Zeit geschlossen (§ 16 TzBfG). Aus dem befristeten wird ein unbefristetes Arbeitsverhältnis — mit vollem Kündigungsschutz, sobald der Betrieb unter das Kündigungsschutzgesetz fällt. Sie können dann nicht mehr einfach das Fristende abwarten, sondern müssen ordentlich kündigen, und dafür brauchen Sie einen anerkannten Grund. Wie eine solche Kündigung trägt, ist dann eine ganz eigene Baustelle. Nur bei einem reinen Formfehler dürfen Sie das entstandene unbefristete Verhältnis ausnahmsweise auch schon vor dem eigentlich vereinbarten Ende ordentlich kündigen (§ 16 Satz 2 TzBfG) — ein schwacher Trost, denn der Kündigungsschutz greift trotzdem.
Eine zweite Falle lauert am Ende der Laufzeit. Lassen Sie den Mitarbeiter nach Ablauf der Befristung einfach mit Ihrem Wissen weiterarbeiten und widersprechen nicht unverzüglich, gilt das Arbeitsverhältnis als auf unbestimmte Zeit verlängert (§ 15 Abs. 6 TzBfG). Der Vertrag läuft aus, der Mitarbeiter kommt am nächsten Tag trotzdem, niemand sagt etwas — und schon ist die Befristung Geschichte. Wer das Ende ernst meint, muss es auch nach außen sichtbar machen.
Für Sie günstig ist nur eine Sache: Der Mitarbeiter hat nicht ewig Zeit, sich auf die Unwirksamkeit zu berufen. Will er geltend machen, dass die Befristung unwirksam war, muss er innerhalb von drei Wochen nach dem vereinbarten Ende beim Arbeitsgericht klagen (§ 17 TzBfG). Versäumt er diese Frist, gilt die Befristung als wirksam — selbst wenn sie es eigentlich nicht war. Diese Drei-Wochen-Uhr ist Ihr Sicherheitsnetz; verlassen sollten Sie sich darauf aber nie, denn eine erhobene Entfristungsklage bindet Sie über Monate und endet oft mit einem Vergleich.
Die meisten Entfristungen sind keine Rechtsfragen, sondern Handhabungsfehler. Wer die folgenden Punkte in dieser Reihenfolge einhält, nimmt dem Mitarbeiter die typischen Angriffspunkte — auf die Formulierungskunst kommt es dabei weniger an als auf den richtigen Zeitpunkt.
Die Regel ist einfach und unerbittlich: kein Arbeitsantritt vor der beidseitigen Unterschrift unter die Befristung. Legen Sie den unterschriebenen Vertrag ins Personalpaket, bevor der erste Tag beginnt — nicht „reichen wir nach". Genau dieses Nachreichen kostet die Befristung (§ 14 Abs. 4 TzBfG).
Wenn Sie mit Sachgrund befristen, halten Sie ihn schriftlich fest — wen der Mitarbeiter vertritt, welches Projekt endet, warum der Bedarf vorübergehend ist. Vor Gericht müssen Sie den Grund darlegen und belegen; was jetzt nicht dokumentiert ist, lässt sich später kaum nachschieben.
Bevor Sie ohne Sachgrund befristen: War die Person schon einmal bei Ihnen beschäftigt — als Aushilfe, Werkstudent, in einem früheren Vertrag? Wenn ja, ist die sachgrundlose Befristung in aller Regel gesperrt (§ 14 Abs. 2 Satz 2 TzBfG). Ein Blick in die alten Personalunterlagen erspart ein unbefristetes Verhältnis aus Versehen.
Bei der sachgrundlosen Befristung darf eine Verlängerung nichts anderes ändern als das Enddatum. Wer bei der Gelegenheit das Gehalt anhebt, die Tätigkeit umschreibt oder die Wochenstunden ändert, schließt rechtlich einen neuen Vertrag — und der kann die Grenzen sprengen. Andere Änderungen also getrennt und bewusst regeln, nicht nebenbei in die Verlängerung packen.
Läuft die Befristung aus, muss Schluss auch Schluss sein. Lassen Sie den Mitarbeiter nicht stillschweigend weiterarbeiten, sonst wird das Verhältnis unbefristet (§ 15 Abs. 6 TzBfG). Klären Sie rechtzeitig vor dem letzten Tag, dass und wann das Arbeitsverhältnis endet.
Auch die Befristung mit Sachgrund hat eine Grenze — sie heißt Rechtsmissbrauch. Wer denselben Mitarbeiter über Jahre auf demselben Arbeitsplatz mit immer neuen befristeten Verträgen beschäftigt, obwohl in Wahrheit dauerhafter Bedarf besteht, kann sich auf den Sachgrund am Ende nicht mehr berufen. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist bei aneinandergereihten Sachgrundbefristungen eine Missbrauchskontrolle nach den Grundsätzen des institutionellen Rechtsmissbrauchs geboten, wenn die Gesamtdauer und die Zahl der Verlängerungen bestimmte Größenordnungen überschreiten; bei besonders langer Dauer oder besonders vielen Verlängerungen wird der Missbrauch vermutet, und dann müssen Sie besondere Umstände vortragen, um die Befristung noch zu retten (BAG, Urteil vom 26.10.2016 — 7 AZR 135/15).
Für die Praxis heißt das: Ein einzelner, gut begründeter befristeter Vertrag ist unbedenklich. Je länger die Kette und je öfter verlängert wird, desto genauer schaut das Gericht hin — und desto eher steht am Ende doch ein unbefristetes Arbeitsverhältnis. Wer absehbar dauerhaften Bedarf hat, fährt mit einer klaren Entscheidung — befristet mit belastbarem Grund oder gleich unbefristet — meist ruhiger als mit der fünften Verlängerung.
Der Einsatz bei der Befristung ist nicht der Vertrag selbst, sondern das, was ein Fehler auslöst. Erhebt der Mitarbeiter Entfristungsklage, landen Sie im selben Verfahren wie bei einer Kündigungsschutzklage: Gütetermin nach wenigen Wochen, bei Nichteinigung ein Kammertermin, und das Ganze zieht sich über Monate. Vor dem Arbeitsgericht trägt in der ersten Instanz jede Seite ihre eigenen Anwaltskosten selbst — auch wenn Sie am Ende recht behalten. Viele Verfahren enden mit einem Vergleich, oft gegen Zahlung; deren Höhe hängt daran, wie sicher Ihre Befristung stand.
Feste Paketpreise nennen wir bewusst nicht: Was ein Fall an Aufwand und Risiko bedeutet, lässt sich erst nach Blick in den Vertrag und den Ablauf seriös sagen. Sie erfahren die Größenordnung, sobald wir wissen, worum es geht — und ob ein sauber aufgesetzter Vertrag den Streit von vornherein vermeidet.
In aller Regel nein. Die Befristung bedarf der Schriftform, und die muss vor Arbeitsantritt vorliegen (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Wird erst gearbeitet und später unterschrieben, fehlt die Form für die Befristung — das Arbeitsverhältnis gilt dann als unbefristet (§ 16 TzBfG). Der Arbeitsvertrag als solcher bleibt bestehen, nur eben ohne die Befristung.
Höchstens dreimal, und insgesamt nur bis zu einer Gesamtdauer von zwei Jahren (§ 14 Abs. 2 TzBfG). Wichtig: Eine Verlängerung darf ausschließlich das Enddatum betreffen. Ändern Sie dabei Gehalt, Aufgaben oder Stunden, gilt das rechtlich als neuer Vertrag — und der kann die Grenzen überschreiten.
Meist nicht. Die sachgrundlose Befristung ist gesperrt, wenn mit demselben Arbeitgeber bereits zuvor ein Arbeitsverhältnis bestand — das Anschlussverbot (§ 14 Abs. 2 Satz 2 TzBfG). Prüfen Sie vor jeder sachgrundlosen Befristung die alten Personalunterlagen. Mit einem echten Sachgrund (§ 14 Abs. 1 TzBfG) kann eine Befristung dagegen auch bei Vorbeschäftigung möglich sein.
Dann wird es riskant: Arbeitet er mit Ihrem Wissen weiter und widersprechen Sie nicht unverzüglich, gilt das Arbeitsverhältnis als auf unbestimmte Zeit verlängert (§ 15 Abs. 6 TzBfG). Sie sollten das Ende deshalb rechtzeitig klarstellen und nicht zulassen, dass am Tag nach dem Vertragsende stillschweigend weitergearbeitet wird.
Nur kurz: Er muss innerhalb von drei Wochen nach dem vereinbarten Ende beim Arbeitsgericht auf Feststellung klagen, dass das Arbeitsverhältnis nicht beendet ist (§ 17 TzBfG). Lässt er diese Frist verstreichen, gilt die Befristung als wirksam — auch wenn sie es an sich nicht war. Verlassen sollten Sie sich darauf aber nicht.
Sie hören von uns, meist innerhalb von 24 Stunden, werktags garantiert innerhalb von 48. Gerade wenn ein Vertrag kurz vor dem Arbeitsantritt oder eine Verlängerung ansteht, lohnt sich der frühe Blick — schildern Sie den Fall lieber früher als später.
„Eine Befristung scheitert fast nie an schwierigen Rechtsfragen — sie scheitert daran, dass jemand am Montag anfängt und am Mittwoch unterschreibt", sagt Rechtsanwalt Sebastian Müller.
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