Rozstanie dawno za Państwem, stosunek pracy zakończony — a mimo to sprawa wraca na biurko: były pracownik nie zgadza się ze świadectwem pracy (Arbeitszeugnis), żąda lepszej oceny, innej formuły końcowej, zmienionej linijki. Wygląda to na drobiazg, a potrafi przerodzić się we własne postępowanie sądowe. Poniżej pokazujemy, na co według niemieckiego prawa pracy warto uważać przy świadectwie, żeby zamknięta sprawa nie otworzyła się na nowo.
Napisali Państwo „zur vollen Zufriedenheit", a on domaga się „stets zur vollen Zufriedenheit". Jedno słowo, które rozstrzyga o ocenie. Czy muszą Państwo poprawiać, zależy od tego, kto ma udowodnić lepsze wyniki — a to według niemieckiego prawa zwykle nie pracodawca.
Bez podziękowania, bez życzeń — i już odchodzący widzi w tym obniżenie oceny. Tu warto znać stan prawny, zanim z obawy przed kłopotem podpiszą Państwo formułę, której tak naprawdę nie mają Państwo na myśli.
Wyniki były słabe i ma to znaleźć się w świadectwie. Wolno tak, dopóki jest to prawdą. Błąd rodzi się gdzie indziej: przy sformułowaniach, które mają znaczyć coś innego, niż mówią — i właśnie tego zakazuje niemieckie prawo.
Przy zakończeniu stosunku pracy pracownik ma prawo do pisemnego świadectwa. Niemieckie prawo zna dwa stopnie: świadectwo proste (einfaches Zeugnis) zawiera tylko dane o rodzaju i czasie trwania pracy. Dopiero gdy pracownik tego zażąda, świadectwo musi ocenić także wyniki i zachowanie — to świadectwo z oceną (świadectwo kwalifikowane, qualifiziertes Zeugnis; § 109 ust. 1 GewO). Dla Państwa oznacza to: bez wyraźnego żądania nie są Państwo winni oceny. Gdy żądanie nadejdzie, ocena musi być pełna — świadectwo z oceną, które ocenia tylko wyniki albo tylko zachowanie, nie spełnia roszczenia.
Rozpowszechniony błąd dotyczy formy. Inaczej niż przy wypowiedzeniu czy umowie o rozwiązaniu stosunku pracy, gdzie forma elektroniczna jest wyłączona, świadectwo można za zgodą pracownika wydać także w formie elektronicznej (§ 109 ust. 3 GewO). Bez tej zgody pozostaje świadectwo papierowe z własnoręcznym podpisem — co w praktyce jest regułą, bo świadectwo ma służyć jako dokument aplikacyjny.
Każde świadectwo kształtują dwie zasady, które ciągną w różne strony. Pierwsza to prawda (Wahrheit): świadectwo musi odpowiadać rzeczywistym wynikom. Druga to życzliwość (życzliwe, wohlwollend): świadectwo nie ma niepotrzebnie utrudniać pracownikowi dalszej drogi zawodowej. Według orzecznictwa niemieckiego Federalnego Sądu Pracy (Bundesarbeitsgericht) to obowiązek prawdy jest zasadą rozstrzygającą; świadectwo ma być życzliwe tylko w granicach prawdy (BAG, wyrok z 18 listopada 2014 r. — 9 AZR 584/13). Dla Państwa to kluczowa bariera ochronna: nie muszą Państwo poświadczać dobrych wyników, których nikt nie osiągnął — prawnego obowiązku ulegania rozpowszechnionej skłonności do „świadectw grzecznościowych" nie ma. Odwrotnie: słabych wyników nie wolno opisać ładniej, niż były, ani obrócić w ich przeciwieństwo.
Żeby świadectwa dały się w ogóle porównywać, wykształcił się osobny język świadectw (język świadectw, Zeugnissprache). Sformułowania na tzw. skali zadowolenia czyta się jak oceny szkolne: „stets zur vollsten Zufriedenheit" uchodzi za bardzo dobry, „stets zur vollen Zufriedenheit" za dobry, „zur vollen Zufriedenheit" za dostateczny/zadowalający (befriedigend) — i tak dalej, aż po wyraźnie słabsze zwroty. Według orzecznictwa niemieckiego Federalnego Sądu Pracy nie liczy się przy tym Państwa subiektywne odczucie, lecz obiektywny horyzont odbiorcy — czytelnika obeznanego z językiem świadectw (BAG, wyrok z 14 października 2003 r. — 9 AZR 12/03). To wyjaśnia, dlaczego jedno słowo — „stets" albo jego brak — staje się przedmiotem sporu.
Praktyka Właśnie tu leży najczęstsza pułapka: „tajny kod". Niemieckie prawo wymaga, by świadectwo było sformułowane jasno i zrozumiale, i wyraźnie zakazuje cech lub sformułowań, które mają na celu inną wypowiedź niż ta wynikająca z formy i z brzmienia (§ 109 ust. 2 GewO). Kto więc słabą ocenę zapakuje w pozornie życzliwe słowa („stale się starał", „był znany z dbałości o dobre samopoczucie"), nie tworzy pewności, lecz pole do ataku — takie ukryte kody są zaskarżalne i w sporze często prowadzą do sprostowania. Czysta droga to otwarte, prawdziwe sformułowanie, a nie ukryty sygnał.
Większość sporów o świadectwo dotyczy oceny łącznej (Gesamtnote). I tu leży najważniejsza dla Państwa wiadomość — w rozkładzie ciężaru dowodu. Gdy pracownik żąda oceny ponadprzeciętnej — czyli „dobry" (gut) albo „bardzo dobry" (sehr gut) — to on musi przedstawić i udowodnić fakty uzasadniające lepszą ocenę; nie Państwo muszą bronić oceny przeciętnej (BAG, wyrok z 14 października 2003 r. — 9 AZR 12/03; potwierdzony przez BAG, wyrok z 18 listopada 2014 r. — 9 AZR 584/13). Dopiero przy ocenie poniżej przeciętnej — gorszej niż dostateczny — ciężar się odwraca: wtedy to Państwo jako pracodawca muszą wykazać podstawy słabej oceny. Granica przebiega więc przy „dostatecznym/zadowalającym": do tego progu ciężar dowodu spoczywa na pracowniku, poniżej — na Państwu. Z § 109 GewO nie wynika przy tym roszczenie o świadectwo dobre czy bardzo dobre, lecz tylko o świadectwo odpowiadające wynikom (leistungsgerecht; BAG, wyrok z 18 listopada 2014 r. — 9 AZR 584/13).
Drugim klasycznym punktem sporu jest formuła końcowa (Schlussformel) — podziękowanie i życzenia na końcu. Nawet jeśli taka formuła podnosi wartość świadectwa: pracownik nie ma do niej roszczenia. Podziękowanie za współpracę i dobre życzenia nie należą do ustawowo należnej treści świadectwa. Gdy odchodzący jest niezadowolony z Państwa formuły końcowej, nie może żądać ani jej uzupełnienia, ani przeredagowania — a jedynie świadectwa całkiem bez formuły końcowej (BAG, wyrok z 11 grudnia 2012 r. — 9 AZR 227/11). Ta jasność odbiera wielu sporom podstawę.
Jeśli świadectwo jest wadliwe — błędna ocena, niejasne lub ukryte sformułowanie, niepełna treść — pracownik może dochodzić sprostowania lub uzupełnienia przed sądem. Jeśli świadectwa w ogóle jeszcze nie wydano, może pozwać o jego wydanie. Jak długo można dochodzić tego roszczenia, zależy od okoliczności: mogą zadziałać umowne lub układowe terminy zawite (Ausschlussfristen), a także utrata prawa przez zwłokę (Verwirkung), gdy pracownik przez bardzo długi czas pozostaje bezczynny, a Państwo mogli się na to nastawić. Gdzie w konkretnym przypadku leży ta granica, jest sporne i nie da się z góry ująć liczbą — zajrzenie do umowy o pracę i układu zbiorowego opłaca się, zanim spełnią Państwo albo odrzucą bardzo późne żądanie.
Proszę nie czekać, aż były pracownik zacznie upominać się o swoje. Szybko i kompletnie wydane świadectwo odbiera sporowi paliwo — a odchodzącemu argument, że utrudnili Państwo jego aplikację. Gdy żąda świadectwa z oceną, proszę ocenić wyniki i zachowanie, nie tylko jedno z dwojga.
Proszę świadomie używać utrwalonego języka świadectw, dopasowanego do oceny, którą naprawdę chcą Państwo wystawić. Kto zna przyjętą skalę, nie wystawia przez pomyłkę lepszej ani gorszej oceny, niż zamierza — i czyni ocenę zrozumiałą dla każdego czytelnika.
Proszę zrezygnować z zawoalowanych aluzji. Co chcą Państwo powiedzieć, piszcie otwarcie i prawdziwie — albo pomińcie, jeśli nie jest to należne. Ukryte kody nie są sprytne, lecz zaskarżalne (§ 109 ust. 2 GewO).
Przy trudnych rozstaniach warto przedłożyć odchodzącemu projekt świadectwa albo sprawdzić jego projekt i wspólnie ustalić brzmienie. Porozumienie na początku jest tańsze niż pozew o sprostowanie na końcu.
Gdy rozstają się Państwo za porozumieniem, kwestia świadectwa należy do tej samej umowy. Kto wiążąco ustali tam ocenę i formułę końcową, wyklucza jedno z najczęstszych późniejszych roszczeń. Jak przygotować rozstanie od strony wypowiedzenia, opisujemy w poradniku o wypowiedzeniu przez pracodawcę w Niemczech.
Spór o świadectwo, gdy eskaluje, ląduje przed niemieckim sądem pracy (Arbeitsgericht) — a tam w pierwszej instancji każda strona ponosi własne koszty adwokata sama, nawet gdy Państwo wygrają. To relatywizuje niejedną walkę o pojedyncze słowo: nie każde sformułowanie, które dałoby się przeforsować, jest warte nakładu. Zwykle idzie szybciej niż postępowanie o ochronę przed wypowiedzeniem, bo spór ogranicza się do jasno wyznaczonych punktów — oceny, jednej linijki, formuły końcowej. Często da się go zakończyć bez wyroku, uzgodnionym brzmieniem świadectwa.
Stałych cen ryczałtowych świadomie nie podajemy: czy chodzi o sprawdzenie projektu, sformułowanie trudnego świadectwa czy obronę przed pozwem o sprostowanie, robi to różnicę. Rząd wielkości poznają Państwo, gdy tylko będziemy wiedzieć, o co chodzi — i ile czyste brzmienie kosztuje w porównaniu z postępowaniem. Gdy przy rozstaniu pojawiają się równolegle pytania o umowę na czas określony w Niemczech lub o pracę tymczasową w Niemczech (AÜG), pomagają nasze poradniki. Pozostałe sprawy kadrowe zebraliśmy w dziale Pracodawca i kadry.
Nie. Należne jest najpierw tylko świadectwo proste z danymi o rodzaju i czasie trwania pracy. Dopiero gdy pracownik zażąda świadectwa z oceną, muszą Państwo ocenić wyniki i zachowanie (§ 109 ust. 1 GewO). Gdy żądanie nadejdzie, ocena musi być jednak pełna — wyniki i zachowanie, nie tylko jedno z dwojga.
Tak, dopóki jest to prawdą. Prawda jest naczelną zasadą prawa świadectw; życzliwość obowiązuje tylko w granicach prawdy (BAG, wyrok z 18 listopada 2014 r. — 9 AZR 584/13). Obowiązku wystawienia z wygody lepszego świadectwa nie ma. Błędem byłoby tylko ubranie słabej oceny w ukryte kody — tego niemieckie prawo zakazuje (§ 109 ust. 2 GewO). Proszę formułować otwarcie i tak, by dało się to wykazać.
Nie. Kto domaga się oceny ponadprzeciętnej — „dobry" albo „bardzo dobry" — sam musi przedstawić i udowodnić fakty, które ją uzasadniają (BAG, wyrok z 14 października 2003 r. — 9 AZR 12/03). Dopiero przy ocenie poniżej przeciętnej, czyli gorszej niż dostateczny, ciężar dowodu spoczywa na Państwu. Granica przebiega przy „dostatecznym/zadowalającym".
Nie. Podziękowanie i życzenia w formule końcowej nie należą do ustawowo należnej treści. Gdy pracownik jest niezadowolony z Państwa formuły końcowej, nie może żądać konkretnego brzmienia, lecz jedynie świadectwa całkiem bez formuły końcowej (BAG, wyrok z 11 grudnia 2012 r. — 9 AZR 227/11).
Tylko wtedy, gdy pracownik zgodzi się na formę elektroniczną (§ 109 ust. 3 GewO). Bez tej zgody są Państwo winni świadectwo pisemne na papierze z własnoręcznym podpisem. Ponieważ służy jako dokument aplikacyjny, świadectwo papierowe i tak jest w praktyce regułą.
Odezwiemy się do Państwa — zwykle w ciągu 24 godzin, w dni robocze gwarantowane w ciągu 48. Zwłaszcza gdy w tle jest pozew o sprostowanie albo termin spotkania, warto dać brzmienie świadectwa do sprawdzenia zawczasu — proszę opisać sprawę raczej wcześniej niż później.
„Najdroższe zdanie w świadectwie to takie, którym z obawy przed kłopotem sugeruje się coś życzliwego, czego wcale się nie myśli — pisać prawdziwie i jasno jest na końcu zawsze spokojniejszą drogą", radzi w takiej sytuacji adwokat Sebastian Müller.
Opiszą Państwo krótko, o co chodzi — czy chodzi o sprawdzenie projektu świadectwa, o sformułowanie trudnego świadectwa, czy o obronę przed pozwem o sprostowanie. Otrzymają Państwo pierwszą ocenę. Odezwiemy się do Państwa — zwykle w ciągu 24 godzin, w dni robocze gwarantowane w ciągu 48.
Opisz swoją sprawę