Der Aufhebungsvertrag ist unterschrieben, die Übergabe läuft — und dann kommt die Rechnung: 68 Urlaubstage aus drei Jahren, alle auszuzahlen. Viele Arbeitgeber gehen davon aus, nicht genommener Urlaub verfalle einfach zum Jahresende. Seit einer Reihe von Urteilen des Europäischen Gerichtshofs stimmt das nicht mehr. Ob sich Urlaub bei Ihnen anhäuft oder sauber verfällt, hängt an einem einzigen Punkt — und den haben Sie in der Hand.
Der Mitarbeiter geht — und rechnet Ihnen die offenen Urlaubstage mehrerer Jahre zusammen. Ob Sie zahlen müssen, hängt weniger daran, ob der Urlaub „alt" ist, als daran, ob Sie ihn jemals wirksam zum Verfall gebracht haben. Genau hier verkalkulieren sich Arbeitgeber am häufigsten.
Immer im Dezember dieselbe Frage: Verfallen die restlichen Tage jetzt oder nicht? Wer nichts unternimmt, sammelt still einen Berg an — und merkt es erst, wenn er ausgezahlt werden soll. Der Verfall kommt nicht von allein, Sie müssen ihn auslösen.
Wer über Jahre krank ist, arbeitet nicht, sammelt aber weiter Urlaub. Bleibt der bis zur Rückkehr oder zum Ausscheiden komplett stehen? Nicht unbegrenzt — für die dauerhafte Erkrankung gilt eine eigene Frist, und die sollten Sie kennen, bevor Sie eine Abgeltung berechnen.
Der Ausgangspunkt ist unspektakulär: Jeder Arbeitnehmer hat in jedem Kalenderjahr Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub (§ 1 BUrlG). Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt jährlich mindestens 24 Werktage (§ 3 Abs. 1 BUrlG). Werktage sind dabei alle Tage außer Sonn- und Feiertagen (§ 3 Abs. 2 BUrlG) — die 24 Tage entsprechen also vier Wochen bei einer Sechs-Tage-Woche. Wer eine Fünf-Tage-Woche hat, kommt umgerechnet auf 20 Urlaubstage als gesetzliches Minimum. Den vollen Anspruch erwirbt der Mitarbeiter allerdings erst, nachdem das Arbeitsverhältnis sechs Monate bestanden hat (§ 4 BUrlG) — davor gibt es nur anteiligen Teilurlaub.
Wichtig ist die saubere Trennung: Alles bisher Gesagte gilt für den gesetzlichen Mindesturlaub. Was Sie darüber hinaus vertraglich gewähren — der vertragliche Mehrurlaub —, folgt Ihren eigenen Regeln. Für den Mehrurlaub dürfen Sie eigene Verfalls- und Abgeltungsklauseln vereinbaren, solange Sie ihn im Vertrag ausdrücklich vom gesetzlichen Teil abgrenzen. Fehlt diese Trennung, behandelt die Rechtsprechung den gesamten Urlaub im Zweifel wie den gesetzlichen — mit allen strengen Folgen. Wer also strengere Klauseln nur für den Mehrurlaub will, muss beide Töpfe im Arbeitsvertrag klar auseinanderhalten.
Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden (§ 7 Abs. 3 Satz 1 BUrlG). Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur zulässig, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe das rechtfertigen (§ 7 Abs. 3 Satz 2 BUrlG) — etwa ein Großauftrag zum Jahresende oder eine längere Erkrankung im Dezember. In diesem Fall muss der übertragene Urlaub in den ersten drei Monaten des Folgejahres, also bis zum 31. März, gewährt und genommen werden (§ 7 Abs. 3 Satz 3 BUrlG). So weit die Regel, wie sie über Jahrzehnte gelesen wurde: Was bis dahin nicht genommen ist, ist weg.
Diese vertraute Rechnung geht heute nicht mehr auf. Nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs verfällt der gesetzliche Urlaub am Jahresende oder zum 31. März nicht automatisch, nur weil der Mitarbeiter ihn nicht beantragt hat. Der Verfall tritt nur ein, wenn Sie als Arbeitgeber den Mitarbeiter zuvor konkret aufgefordert haben, den Urlaub zu nehmen, und ihn klar und rechtzeitig darauf hingewiesen haben, dass der Urlaub andernfalls verfällt (EuGH, Urteil vom 06.11.2018 — C-684/16; EuGH, Urteil vom 06.11.2018 — C-619/16). Das Bundesarbeitsgericht hat diese sogenannte Mitwirkungsobliegenheit in das deutsche Recht übernommen: § 7 BUrlG ist europarechtskonform so auszulegen, dass der Urlaub grundsätzlich nur verfällt, wenn der Arbeitgeber seiner Aufforderungs- und Hinweisobliegenheit nachgekommen ist (BAG, Urteil vom 19.02.2019 — 9 AZR 541/15).
Kurz gesagt: Ohne Aufforderung und ohne Hinweis kein Verfall. Wer als Arbeitgeber schweigt, hält den Urlaub am Leben — er wandert Jahr für Jahr weiter und häuft sich an. Nach der Rechtsprechung greift dann selbst die Verjährung nicht ein, solange Sie Ihre Obliegenheit nicht erfüllt haben. Der scheinbar bequeme Weg, einfach nichts zu tun, ist damit der teuerste.
Praxis Die Aufforderung muss beim einzelnen Mitarbeiter ankommen und beweisbar sein. Ein Aushang am schwarzen Brett oder ein Satz im Newsletter genügt nach der Rechtsprechung nicht. Fordern Sie jeden Mitarbeiter individuell — am besten schriftlich und dokumentiert — auf, seinen konkret bezifferten Resturlaub zu nehmen, und weisen Sie ausdrücklich auf den drohenden Verfall zum Jahresende beziehungsweise zum 31. März hin. Ohne diesen Nachweis tragen im Streit Sie die Last.
Ein Sonderfall ist der dauerhaft erkrankte Mitarbeiter. Wer über lange Zeit arbeitsunfähig ist, kann seinen Urlaub gar nicht nehmen — hier läuft die Mitwirkungsobliegenheit ins Leere, weil kein Hinweis den Urlaub „nehmbar" macht. Damit sich der Urlaub aber nicht über Jahre unbegrenzt anhäuft, gilt eine eigene Grenze: Bei durchgehender Arbeitsunfähigkeit verfällt der gesetzliche Urlaub 15 Monate nach dem Ende des jeweiligen Urlaubsjahres (EuGH, Urteil vom 22.11.2011 — C-214/10; BAG, Urteil vom 07.08.2012 — 9 AZR 353/10). Der Urlaub für 2024 wäre bei durchgehender Krankheit also Ende März 2026 verfallen. Ist der Mitarbeiter dagegen im Laufe des Jahres gesund und arbeitsfähig, lebt Ihre Aufforderungs- und Hinweisobliegenheit wieder auf — dann müssen Sie tätig werden, sonst verfällt auch der Krankheits-Resturlaub nicht.
Endet das Arbeitsverhältnis und kann der Urlaub ganz oder teilweise nicht mehr genommen werden, ist er abzugelten (§ 7 Abs. 4 BUrlG) — der offene Urlaub wird also in Geld ausgezahlt. Das ist der Moment, in dem sich ein über Jahre stillschweigend angesammelter Urlaubsberg auf einen Schlag in eine Zahlungspflicht verwandelt. Denn Urlaub, den Sie nie wirksam zum Verfall gebracht haben, steht bei Beendigung noch offen und ist abzugelten. So entstehen die Forderungen über viele Dutzend Tage, die Arbeitgeber am Ende überraschen — nicht, weil das Gesetz unklar wäre, sondern weil in den Jahren zuvor die Aufforderung fehlte.
Legen Sie einen Termin fest — etwa Anfang des vierten Quartals —, an dem jeder Mitarbeiter seinen offenen Resturlaub genannt bekommt. Machen Sie daraus eine Routine der Lohnbuchhaltung, nicht eine Einzelfallentscheidung, die im Alltag untergeht.
Schreiben Sie jedem Mitarbeiter mit noch offenem Urlaub konkret: „Sie haben noch X Tage Urlaub. Bitte nehmen Sie diese bis zum 31. Dezember. Nicht genommener Urlaub verfällt zu diesem Zeitpunkt." Ein Aushang reicht nicht — es muss beim Einzelnen ankommen und belegbar sein.
Heben Sie auf, wann Sie wen aufgefordert haben — Datum, Empfänger, Inhalt, idealerweise mit Lesebestätigung oder Gegenzeichnung. Im Streit über eine Abgeltung entscheidet nicht, ob Sie aufgefordert haben, sondern ob Sie es beweisen können.
Wenn Urlaub ausnahmsweise ins nächste Jahr wandert, notieren Sie den dringenden betrieblichen oder in der Person liegenden Grund (§ 7 Abs. 3 BUrlG) und den Endtermin 31. März. So ist später klar, warum übertragen wurde — und bis wann.
Vor der Abgeltung: Trennen Sie gesetzlichen Mindesturlaub vom vertraglichen Mehrurlaub, prüfen Sie, welche Jahre durch Aufforderung wirksam verfallen sind, und beziehen Sie bei Langzeitkranken die 15-Monats-Grenze ein. So zahlen Sie das, was offen ist — und nicht mehr.
Die Abgeltung wird fast immer beim Ausscheiden zum Thema — und dann fällt sie mit anderen Streitpunkten zusammen: Kündigungsschutz, Freistellung, Aufhebungsvertrag. Wird ein Mitarbeiter in der Kündigungsfrist unwiderruflich freigestellt, kann der Urlaub durch die Freistellung als gewährt gelten, sodass keine Abgeltung mehr anfällt — vorausgesetzt, die Freistellung ist im Schreiben klar auf den Urlaub angerechnet. Formulieren Sie das ungenau, zahlen Sie den Urlaub am Ende doppelt: einmal in der bezahlten Freistellung, einmal als Abgeltung. Wie eine Kündigung aus Arbeitgebersicht vorbereitet und formuliert wird, ist deshalb eng mit der Frage verbunden, ob am Ende noch Urlaub abzugelten ist.
Eng verwandt, aber sauber zu trennen ist der langzeiterkrankte Mitarbeiter. Wie viel Urlaub sich während der Krankheit ansammelt, hängt an der 15-Monats-Grenze; ob und wie lange Sie das Gehalt weiterzahlen, ist eine ganz andere Frage — dazu lesen Sie die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Wer beides vermengt, rechnet am Ende falsch.
Die eigentlichen Kosten des Urlaubsrechts entstehen selten im Prozess, sondern im Stillen: Ein einziger übersehener Aufforderungs-Zyklus lässt bei jedem Mitarbeiter einen vollen Jahresurlaub weiterlaufen — und der wird beim Ausscheiden abgegolten, Tag für Tag zum vollen Gehaltssatz. Ein sauberes jährliches Aufforderungsverfahren kostet Sie wenig; ein versäumtes kann Sie bei mehreren Mitarbeitern über Jahre einen fünfstelligen Betrag kosten. Der Hebel liegt nicht im Streit, sondern in der Prävention.
Kommt es doch zum Streit — der ausscheidende Mitarbeiter verlangt Abgeltung, die Sie für verfallen halten —, entscheidet das Arbeitsgericht, wo in der ersten Instanz jede Seite ihre eigenen Anwaltskosten selbst trägt. Feste Paketpreise nennen wir bewusst nicht: Was ein Fall bedeutet, lässt sich erst nach Blick auf Verträge, Aufforderungsnachweise und Krankheitszeiten seriös sagen. Sie erfahren die Größenordnung, sobald wir wissen, worum es geht.
Nicht mehr. Der gesetzliche Urlaub verfällt zum Jahresende oder zum 31. März nur, wenn Sie den Mitarbeiter zuvor konkret aufgefordert haben, den Urlaub zu nehmen, und ihn klar auf den drohenden Verfall hingewiesen haben (EuGH, Urteil vom 06.11.2018 — C-684/16; BAG, Urteil vom 19.02.2019 — 9 AZR 541/15). Ohne diese Aufforderung läuft der Urlaub weiter und muss beim Ausscheiden abgegolten werden.
Nein. Die Aufforderung muss beim einzelnen Mitarbeiter ankommen und beweisbar sein. Ein Aushang, ein Rundschreiben oder eine allgemeine Erinnerung genügen nach der Rechtsprechung nicht. Wenden Sie sich individuell an jeden Mitarbeiter, beziffern Sie seinen konkreten Resturlaub, weisen Sie auf den Verfall hin — und dokumentieren Sie das.
Nicht unbedingt. Bei durchgehender Arbeitsunfähigkeit verfällt der gesetzliche Urlaub 15 Monate nach dem Ende des jeweiligen Urlaubsjahres (EuGH, Urteil vom 22.11.2011 — C-214/10; BAG, Urteil vom 07.08.2012 — 9 AZR 353/10). Ältere Jahre können damit bereits verfallen sein. War der Mitarbeiter zwischendurch gesund, lebt Ihre Aufforderungspflicht für diese Zeit wieder auf.
Ja, wenn Sie ihn im Arbeitsvertrag ausdrücklich vom gesetzlichen Mindesturlaub abgrenzen. Für den gesetzlichen Teil (§§ 1, 3 BUrlG) gelten die strengen Regeln zwingend; für den Mehrurlaub dürfen Sie eigene Verfalls- und Abgeltungsklauseln festlegen. Fehlt die Trennung, wird im Zweifel alles wie gesetzlicher Urlaub behandelt.
Nur, soweit er noch offen ist und nicht mehr genommen werden kann (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Wirksam verfallener Urlaub ist nicht abzugelten. Sinnvoll kann auch eine unwiderrufliche Freistellung sein, die den Urlaub anrechnet — dann gilt er als gewährt. Entscheidend ist, dass die Anrechnung im Schreiben klar formuliert ist.
Sie hören von uns, meist innerhalb von 24 Stunden, werktags garantiert innerhalb von 48. Gerade wenn eine Abgeltungsforderung im Raum steht oder das Jahresende naht, lohnt sich der frühe Blick — schildern Sie den Fall lieber früher als später.
„Der teuerste Urlaub ist der, um den sich niemand gekümmert hat — er verschwindet nicht von allein, er wartet bis zum Ausscheiden und kommt dann als Rechnung zurück. Eine einzige beweisbare Aufforderung im Jahr erspart Ihnen das", sagt Rechtsanwalt Sebastian Müller.
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