Die Krankmeldung kommt, die Arbeit bleibt liegen, und das Gehalt läuft trotzdem. Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ist Ihre gesetzliche Pflicht — aber sie ist begrenzt, an Voraussetzungen geknüpft und an einigen Stellen können Sie sie steuern. Die entscheidenden Fragen sind selten „ob", sondern „wie lange", „wie viel" und „was, wenn der Nachweis fehlt". Hier lesen Sie, wo die Grenzen liegen und an welchen Stellen Sie den Hebel in der Hand haben.
Ein Mitarbeiter fällt aus, vielleicht länger. Sechs Wochen volles Gehalt sind der gesetzliche Rahmen, doch ob die Uhr überhaupt läuft und wann sie neu beginnt, entscheidet sich an Details: Wartezeit, Verschulden, dieselbe oder eine neue Krankheit.
Der Mitarbeiter meldet sich krank, aber die Bescheinigung kommt nicht — oder Sie finden im Abrufsystem der Krankenkasse nichts. Zahlen Sie jetzt blind weiter? Das Gesetz gibt Ihnen ein Mittel in die Hand, das viele Arbeitgeber ungenutzt lassen.
Ein Mitarbeiter ist wiederholt wegen desselben Leidens krank, mal ein paar Tage, mal länger. Zahlen Sie jedes Mal aufs Neue sechs Wochen? Nicht zwingend — bei einer Fortsetzungserkrankung gelten eigene Regeln, und die sollten Sie kennen, bevor Sie überweisen.
Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung setzt drei Dinge voraus: eine Arbeitsunfähigkeit, die auf einer Krankheit beruht, dass diese Krankheit die alleinige Ursache für das Fernbleiben ist — und dass den Mitarbeiter kein Verschulden trifft. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, zahlen Sie das Entgelt für die Zeit der Arbeitsunfähigkeit bis zur Dauer von sechs Wochen fort (§ 3 Abs. 1 Satz 1 EFZG).
„Unverschuldet" meint dabei nicht jede Unvorsichtigkeit. Der Maßstab ist streng: Verschulden im Sinne des Gesetzes liegt erst vor, wenn der Mitarbeiter in erheblichem Maße gegen das von einem verständigen Menschen im eigenen Interesse zu erwartende Verhalten verstoßen hat — bloße Fahrlässigkeit im Alltag reicht nicht. Wer sich also beim Sport verletzt oder sich eine gewöhnliche Grippe einfängt, ist regelmäßig unverschuldet krank. Anders kann es liegen bei einem grob leichtsinnigen Verhalten oder bei selbst herbeigeführten Ausfällen. Die Beweislast für das Verschulden trägt allerdings der Arbeitgeber — und sie ist in der Praxis schwer zu erfüllen.
Praxis Prüfen Sie zuerst die Wartezeit: Der Anspruch entsteht erst, nachdem das Arbeitsverhältnis vier Wochen ununterbrochen bestanden hat (§ 3 Abs. 3 EFZG). Wird ein neuer Mitarbeiter in den ersten vier Wochen krank, müssen Sie für diese Zeit nicht fortzahlen — dann springt in der Regel die Krankenkasse mit Krankengeld ein. Rechnen Sie ab dem ersten Tag des Arbeitsverhältnisses, nicht ab dem ersten Arbeitstag.
Die Sechs-Wochen-Grenze ist keine Selbstbedienung. Wird ein Mitarbeiter wegen derselben Krankheit erneut arbeitsunfähig, bekommt er nicht automatisch wieder sechs Wochen. Ein neuer voller Anspruch entsteht nur, wenn er vor der erneuten Arbeitsunfähigkeit mindestens sechs Monate nicht wegen derselben Krankheit ausgefallen war — oder wenn seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit wegen dieser Krankheit zwölf Monate vergangen sind (§ 3 Abs. 1 Satz 2 EFZG). Diese sogenannte Fortsetzungserkrankung ist der Punkt, an dem Arbeitgeber am häufigsten zu viel zahlen: Sie überweisen sechs Wochen, obwohl der Anspruch für diese Krankheit längst ausgeschöpft war.
Die Höhe folgt dem Entgeltausfallprinzip. Fortzuzahlen ist das Arbeitsentgelt, das dem Mitarbeiter bei der für ihn maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit zugestanden hätte (§ 4 Abs. 1 EFZG). Vereinfacht: Der Mitarbeiter soll finanziell so stehen, als hätte er in der Zeit ganz normal gearbeitet — nicht besser, nicht schlechter. Es geht also nicht um einen Durchschnitt der Vergangenheit, sondern um das, was ohne die Erkrankung angefallen wäre.
Nicht in die Berechnung fließt die Vergütung für Überstunden ein (§ 4 Abs. 1a EFZG). Wer regelmäßig Mehrarbeit leistet, bekommt diese im Krankheitsfall nicht mit fortgezahlt — geschuldet ist das Entgelt der regelmäßigen Arbeitszeit. Auch reine Aufwandserstattungen, die nur bei tatsächlicher Arbeit anfallen, gehören nicht dazu. Bei leistungsabhängiger Vergütung ist der in der regelmäßigen Arbeitszeit erzielbare Durchschnittsverdienst zugrunde zu legen (§ 4 Abs. 1a Satz 2 EFZG). Von diesen Regeln kann grundsätzlich nicht zu Lasten des Mitarbeiters abgewichen werden; nur die Bemessungsgrundlage lässt sich durch Tarifvertrag anders festlegen (§ 4 Abs. 4, § 12 EFZG).
Der Anspruch steht dem Mitarbeiter nicht bedingungslos zu. Er ist verpflichtet, Ihnen die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen (§ 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG) — also ohne schuldhaftes Zögern, in der Regel am ersten Tag. Diese Anzeigepflicht ist unabhängig davon, ob später eine Bescheinigung folgt: Sie sollen wissen, dass und wie lange voraussichtlich ausgefallen wird, um planen zu können.
Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, muss der Mitarbeiter den Nachweis erbringen. Hier hat sich der Ablauf geändert: Bei gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmern reicht der Mitarbeiter keine Papierbescheinigung mehr bei Ihnen ein. Er muss die Arbeitsunfähigkeit nur noch ärztlich feststellen lassen; die Daten übermittelt die Arztpraxis an die Krankenkasse, und Sie rufen die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) dort ab (§ 5 Abs. 1a EFZG, § 109 SGB IV). Der Nachweis liegt damit nicht mehr automatisch in Ihrem Postfach — Sie müssen ihn aktiv abholen. Für privat Versicherte und in einzelnen Sonderfällen gilt weiter die klassische Vorlage der ärztlichen Bescheinigung (§ 5 Abs. 1 Satz 2 EFZG).
Praxis Sie dürfen die Bescheinigung auch früher verlangen — schon ab dem ersten Krankheitstag (§ 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG). Dafür brauchen Sie keinen konkreten Verdacht und keine Begründung. Legen Sie diese Möglichkeit am besten allgemein und einheitlich fest, damit sie nicht wie eine gezielte Schikane gegen einen einzelnen Mitarbeiter wirkt.
Kommt der Mitarbeiter seiner Nachweispflicht nicht nach, müssen Sie nicht blind weiterzahlen. Solange er die nach § 5 Abs. 1 vorzulegende ärztliche Bescheinigung nicht beibringt, sind Sie berechtigt, die Fortzahlung des Entgelts zu verweigern (§ 7 Abs. 1 EFZG). Das ist kein Strafrecht und kein Kündigungsgrund, sondern ein schlichtes Zurückbehaltungsrecht: kein Nachweis, kein Geld — bis der Nachweis da ist. Holt der Mitarbeiter die Bescheinigung nach, lebt der Anspruch für den nachgewiesenen Zeitraum wieder auf. Das Recht entfällt allerdings, wenn der Mitarbeiter die Verletzung seiner Pflicht nicht zu vertreten hat (§ 7 Abs. 2 EFZG) — es geht also um verschuldete Versäumnisse, nicht um jede Verzögerung.
Der ärztlichen Bescheinigung kommt ein hoher Beweiswert zu: Legt der Mitarbeiter sie ordnungsgemäß vor, ist damit zunächst belegt, dass er arbeitsunfähig war. Zweifel an der Richtigkeit müssen Sie durch konkrete Umstände begründen und im Streitfall darlegen — ein pauschales Misstrauen genügt nicht. Wo solche Zweifel bestehen, führt der Weg über die Krankenkasse und den Medizinischen Dienst, nicht über das eigenmächtige Einstellen der Zahlung.
Seit die Bescheinigung nicht mehr von selbst ins Haus kommt, ist der Abruf bei der Krankenkasse Ihre Aufgabe. Legen Sie in der Lohnabrechnung fest, wer bei welcher Krankmeldung wann abruft — sonst zahlen Sie ohne den Nachweis, den Sie eigentlich anfordern könnten.
Bevor Sie fortzahlen: Besteht das Arbeitsverhältnis schon vier Wochen (§ 3 Abs. 3 EFZG)? Und ist die Sechs-Wochen-Frist für diese Krankheit noch nicht ausgeschöpft? Führen Sie je Mitarbeiter eine einfache Übersicht der Ausfälle mit Diagnosezeiträumen, soweit Ihnen bekannt.
Wiederholt sich der Ausfall wegen desselben Leidens, prüfen Sie die Sechs-Monats- und die Zwölf-Monats-Grenze (§ 3 Abs. 1 Satz 2 EFZG), bevor Sie erneut sechs Wochen zahlen. Ist der Anspruch ausgeschöpft, übernimmt die Krankenkasse.
Fehlt die Bescheinigung und lässt sie sich auch nicht abrufen, halten Sie die Zahlung zurück (§ 7 EFZG), statt sie ganz zu verweigern oder wortlos zu leisten. Teilen Sie sachlich mit, dass die Fortzahlung erst mit dem Nachweis erfolgt — und dass sie nachgeholt wird, sobald er vorliegt.
Wenn Sie an der Erkrankung zweifeln — auffällige Häufung rund um Wochenenden, angekündigte Krankmeldung nach abgelehntem Urlaub — halten Sie die konkreten Umstände fest und schalten die Krankenkasse ein. Stellen Sie die Zahlung nicht aus dem Bauch heraus ein; der Beweiswert der Bescheinigung ist hoch.
Entgeltfortzahlung und Kündigung sind zwei getrennte Fragen — und es lohnt sich, sie auseinanderzuhalten. Kündigen Sie das Arbeitsverhältnis aus Anlass der Arbeitsunfähigkeit, bleibt der Fortzahlungsanspruch davon zunächst unberührt (§ 8 Abs. 1 EFZG): Sie können sich nicht durch eine Kündigung von der laufenden Sechs-Wochen-Zahlung freizeichnen. Endet das Arbeitsverhältnis dagegen aus anderen Gründen vor Ablauf der sechs Wochen, endet der Anspruch mit dem Arbeitsverhältnis (§ 8 Abs. 2 EFZG).
Von der laufenden Zahlung strikt zu trennen ist die Frage, ob häufige oder lang andauernde Erkrankungen überhaupt eine Kündigung tragen. Das ist ein eigenes Kapitel mit eigenen Voraussetzungen — negative Gesundheitsprognose, betriebliche Beeinträchtigung, Interessenabwägung — und hat mit der Höhe der Entgeltfortzahlung nichts zu tun. Wer beides vermengt, macht schnell Fehler. Wie eine Kündigung aus Arbeitgebersicht trägt und wann eine krankheitsbedingte Trennung überhaupt in Betracht kommt, ist deshalb eine gesonderte Prüfung — nicht die Kehrseite der Krankmeldung.
Die eigentlichen Kosten der Entgeltfortzahlung sind die sechs Wochen Gehalt, die Sie ohne Gegenleistung tragen. Umso mehr zählt, dass Sie nicht mehr und nicht länger zahlen, als das Gesetz verlangt — die häufigsten Verluste entstehen nicht durch Streit, sondern durch stille Überzahlung: eine übersehene Wartezeit, eine nicht erkannte Fortsetzungserkrankung, ein nie abgerufener Nachweis. Für kleinere Betriebe gibt es zudem ein Umlageverfahren (U1), über das ein Teil der fortgezahlten Beträge erstattet wird; ob und in welcher Höhe, hängt von Betriebsgröße und Krankenkasse ab.
Kommt es zum Streit — der Mitarbeiter verlangt Fortzahlung, die Sie zu Recht zurückhalten, oder umgekehrt —, landet die Sache vor dem Arbeitsgericht, wo in der ersten Instanz jede Seite ihre eigenen Anwaltskosten selbst trägt. Feste Paketpreise nennen wir bewusst nicht: Was ein Fall an Aufwand bedeutet, lässt sich erst nach Blick auf Vertrag, Krankheitsverlauf und Nachweislage seriös sagen. Sie erfahren die Größenordnung, sobald wir wissen, worum es geht.
Ja, wenn die Voraussetzungen vorliegen: Der Anspruch besteht ab dem ersten Tag der unverschuldeten Arbeitsunfähigkeit für bis zu sechs Wochen (§ 3 Abs. 1 EFZG) — es gibt keinen unbezahlten Karenztag. Vorausgesetzt ist allerdings, dass das Arbeitsverhältnis bereits vier Wochen bestanden hat (§ 3 Abs. 3 EFZG).
Das hängt nicht an der Probezeit, sondern an der Vier-Wochen-Wartezeit. Der Anspruch entsteht erst, wenn das Arbeitsverhältnis vier Wochen ununterbrochen bestanden hat (§ 3 Abs. 3 EFZG). Wird der Mitarbeiter davor krank, müssen Sie für diese Zeit nicht fortzahlen; regelmäßig übernimmt dann die Krankenkasse mit Krankengeld.
Solange der geschuldete Nachweis fehlt, dürfen Sie die Fortzahlung zurückhalten (§ 7 Abs. 1 EFZG). Prüfen Sie aber zuerst, ob der Mitarbeiter überhaupt gesetzlich versichert ist und die Krankmeldung angezeigt hat — bei technischen Verzögerungen der Übermittlung trifft ihn oft kein Verschulden (§ 7 Abs. 2 EFZG). Halten Sie zurück, statt endgültig zu verweigern: Sobald der Nachweis da ist, wird nachgezahlt.
Nicht automatisch. Bei derselben Krankheit entsteht ein neuer voller Anspruch nur, wenn der Mitarbeiter mindestens sechs Monate nicht deswegen ausgefallen war oder seit dem ersten Ausfall zwölf Monate vergangen sind (§ 3 Abs. 1 Satz 2 EFZG). Rechnen Sie die Zeiträume genau nach, bevor Sie erneut sechs Wochen zahlen — hier wird am häufigsten zu viel überwiesen.
Das ist eine völlig eigene Frage, die mit der Entgeltfortzahlung nichts zu tun hat. Eine krankheitsbedingte Kündigung setzt unter anderem eine negative Gesundheitsprognose und eine erhebliche betriebliche Beeinträchtigung voraus und ist an strenge Anforderungen geknüpft. Prüfen Sie das getrennt von der laufenden Fortzahlung.
Sie hören von uns, meist innerhalb von 24 Stunden, werktags garantiert innerhalb von 48. Gerade wenn Sie überlegen, eine Zahlung zurückzuhalten, lohnt sich der frühe Blick — schildern Sie den Fall lieber früher als später.
„Am meisten verlieren Arbeitgeber nicht im Streit, sondern still — sie zahlen sechs Wochen, ohne nachzurechnen, ob die Uhr überhaupt noch läuft", sagt Rechtsanwalt Sebastian Müller.
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