Die Trennung ist längst vollzogen, das Arbeitsverhältnis beendet — und trotzdem landet der Fall noch einmal auf Ihrem Tisch: Der ehemalige Mitarbeiter ist mit dem Zeugnis nicht einverstanden, verlangt eine bessere Note, eine andere Schlussformel, eine geänderte Zeile. Das wirkt wie eine Lappalie, kann aber zum eigenen Verfahren werden. Hier lesen Sie, worauf Sie beim Zeugnis achten, damit der abgeschlossene Fall nicht noch einmal aufbricht.
Sie haben „zur vollen Zufriedenheit" geschrieben, er verlangt „stets zur vollen Zufriedenheit". Ein Wort, das über die Note entscheidet. Ob Sie nachbessern müssen, hängt daran, wer die bessere Leistung beweisen muss — und das ist meist nicht der Arbeitgeber.
Kein Dank, keine guten Wünsche — und schon sieht der Ausgeschiedene darin eine Abwertung. Hier lohnt es, die Rechtslage zu kennen, bevor Sie aus Sorge um Ärger eine Formel unterschreiben, die Sie so nicht meinen.
Die Leistung war schlecht, und das soll im Zeugnis stehen. Erlaubt ist das, solange es wahr ist. Der Fehler passiert an anderer Stelle: bei Formulierungen, die etwas anderes sagen sollen, als sie sagen — genau das verbietet das Gesetz.
Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitnehmer Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Das Gesetz kennt zwei Stufen: Das einfache Zeugnis enthält nur Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit. Erst wenn der Arbeitnehmer es verlangt, muss das Zeugnis auch Leistung und Verhalten bewerten — das ist das qualifizierte Zeugnis (§ 109 Abs. 1 GewO). Für Sie heißt das: Ohne ausdrückliches Verlangen schulden Sie keine Bewertung. Kommt das Verlangen, muss die Bewertung vollständig sein — ein qualifiziertes Zeugnis, das nur die Leistung oder nur das Verhalten beurteilt, erfüllt den Anspruch nicht.
Ein weit verbreiteter Irrtum betrifft die Form. Anders als bei der Kündigung oder beim Aufhebungsvertrag, wo die elektronische Form ausgeschlossen ist, kann das Zeugnis mit Einwilligung des Arbeitnehmers auch in elektronischer Form erteilt werden (§ 109 Abs. 3 GewO). Ohne diese Einwilligung bleibt es beim Papierzeugnis mit eigenhändiger Unterschrift — was in der Praxis der Regelfall ist, weil das Zeugnis als Bewerbungsunterlage dienen soll.
Zwei Grundsätze prägen jedes Zeugnis, und sie ziehen in verschiedene Richtungen. Der eine ist die Wahrheit: Das Zeugnis muss der tatsächlichen Leistung entsprechen. Der andere ist das Wohlwollen: Das Zeugnis soll das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers nicht unnötig erschweren. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist die Wahrheitspflicht dabei der bestimmende Grundsatz; das Zeugnis muss nur im Rahmen der Wahrheit wohlwollend sein (BAG, Urteil vom 18.11.2014 — 9 AZR 584/13). Für Sie ist das die entscheidende Leitplanke: Sie müssen niemandem eine gute Leistung bescheinigen, die er nicht erbracht hat — eine Rechtspflicht, sich der verbreiteten Neigung zu „Gefälligkeitszeugnissen" anzuschließen, gibt es nicht. Umgekehrt dürfen Sie eine schwache Leistung nicht schöner schreiben, als sie war, und auch nicht ins Gegenteil verkehren.
Damit sich Zeugnisse überhaupt vergleichen lassen, hat sich eine Zeugnissprache herausgebildet. Formulierungen auf der sogenannten Zufriedenheitsskala werden wie Schulnoten gelesen: „stets zur vollsten Zufriedenheit" gilt als sehr gut, „stets zur vollen Zufriedenheit" als gut, „zur vollen Zufriedenheit" als befriedigend — und so weiter bis hin zu deutlich schwächeren Wendungen. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts kommt es dabei nicht auf Ihr subjektives Empfinden an, sondern auf den objektiven Empfängerhorizont eines mit der Zeugnissprache vertrauten Lesers (BAG, Urteil vom 14.10.2003 — 9 AZR 12/03). Das erklärt, warum ein einziges Wort — „stets" oder nicht — zum Streitpunkt wird.
Praxis Genau hier liegt die häufigste Falle: das „Geheimzeichen". Das Gesetz verlangt, dass das Zeugnis klar und verständlich formuliert ist, und verbietet ausdrücklich Merkmale oder Formulierungen, die einen anderen als den aus Wortlaut und äußerer Form ersichtlichen Zweck verfolgen (§ 109 Abs. 2 GewO). Wer also eine schlechte Bewertung in scheinbar freundliche Worte verpackt („er bemühte sich stets", „war für ihr Wohlergehen bekannt"), erzeugt nicht Sicherheit, sondern Angriffsfläche — solche verdeckten Codes sind angreifbar und führen im Streit oft zur Berichtigung. Der saubere Weg ist die offene, wahre Formulierung, nicht der versteckte Wink.
Die meisten Zeugnisstreitigkeiten drehen sich um die Gesamtnote. Und hier liegt die für Sie wichtigste Nachricht in der Verteilung der Beweislast. Verlangt der Arbeitnehmer eine überdurchschnittliche Beurteilung — also „gut" oder „sehr gut" —, muss er die Tatsachen vortragen und beweisen, die eine bessere Note rechtfertigen; nicht Sie müssen die durchschnittliche Bewertung verteidigen (BAG, Urteil vom 14.10.2003 — 9 AZR 12/03; bestätigt durch BAG, Urteil vom 18.11.2014 — 9 AZR 584/13). Erst bei einer unterdurchschnittlichen Bewertung — schlechter als befriedigend — kehrt sich die Last um: Dann müssen Sie als Arbeitgeber die Grundlagen der schlechten Note darlegen. Die Grenze verläuft also bei „befriedigend": Bis dorthin steht der Arbeitnehmer in der Beweispflicht, darunter Sie. Aus § 109 GewO folgt zudem kein Anspruch auf ein gutes oder sehr gutes Zeugnis, sondern nur auf ein leistungsgerechtes (BAG, Urteil vom 18.11.2014 — 9 AZR 584/13).
Der zweite klassische Streitpunkt ist die Schlussformel — der Dank und die guten Wünsche am Ende. Auch wenn eine solche Formel Zeugnisse aufwertet: Einen Anspruch darauf hat der Arbeitnehmer nicht. Dank für die Zusammenarbeit und gute Wünsche gehören nicht zum gesetzlich geschuldeten Zeugnisinhalt. Ist der Ausgeschiedene mit Ihrer Schlussformel unzufrieden, kann er weder eine Ergänzung noch eine Umformulierung verlangen — sondern nur ein Zeugnis ganz ohne Schlussformel (BAG, Urteil vom 11.12.2012 — 9 AZR 227/11). Diese Klarheit nimmt vielen Auseinandersetzungen die Grundlage.
Ist das Zeugnis fehlerhaft — falsche Note, unklare oder verdeckte Formulierung, unvollständiger Inhalt —, kann der Arbeitnehmer die Berichtigung oder Ergänzung gerichtlich durchsetzen. Wurde noch gar kein Zeugnis erteilt, kann er auf Erteilung klagen. Wie lange dieser Anspruch geltend gemacht werden kann, hängt von den Umständen ab: Vertragliche oder tarifliche Ausschlussfristen können greifen, ebenso eine Verwirkung, wenn der Arbeitnehmer sehr lange untätig bleibt und Sie sich darauf einrichten durften. Wo diese Grenze im Einzelfall liegt, ist streitig und lässt sich nicht pauschal beziffern — der Blick in Arbeitsvertrag und Tarifvertrag lohnt sich, bevor Sie ein sehr spätes Verlangen erfüllen oder ablehnen.
Warten Sie nicht, bis der ehemalige Mitarbeiter mahnt. Ein zeitnah erteiltes, vollständiges Zeugnis nimmt dem Streit die Luft — und dem Ausgeschiedenen das Argument, Sie hätten seine Bewerbung behindert. Verlangt er ein qualifiziertes Zeugnis, bewerten Sie Leistung und Verhalten, nicht nur eines von beidem.
Nutzen Sie die etablierte Zeugnissprache bewusst und passend zur Note, die Sie tatsächlich vergeben wollen. Wer die übliche Skala kennt, vergibt nicht versehentlich eine bessere oder schlechtere Note, als er meint — und macht die Bewertung für jeden Leser nachvollziehbar.
Verzichten Sie auf verklausulierte Andeutungen. Was Sie sagen wollen, schreiben Sie offen und wahr — oder Sie lassen es weg, wenn es nicht geschuldet ist. Versteckte Codes sind nicht clever, sondern angreifbar (§ 109 Abs. 2 GewO).
Bei heiklen Trennungen kann es sich lohnen, dem Ausgeschiedenen einen Zeugnisentwurf vorzulegen oder seinen Entwurf zu prüfen und gemeinsam eine Fassung zu finden. Eine Einigung am Anfang ist billiger als eine Berichtigungsklage am Ende.
Trennen Sie sich einvernehmlich, gehört die Zeugnisfrage in denselben Vertrag. Wer Note und Schlussformel dort verbindlich festhält, schließt eine der häufigsten Nachforderungen aus. Wie das sauber gelingt, lesen Sie im Ratgeber zum Aufhebungsvertrag — und wie Sie eine Kündigung von Anfang an tragfähig aufsetzen, im dortigen Beitrag.
Ein Zeugnisstreit landet, wenn er eskaliert, vor dem Arbeitsgericht — und dort trägt in der ersten Instanz jede Seite ihre eigenen Anwaltskosten selbst, auch wenn Sie gewinnen. Das relativiert manchen Kampf um ein einzelnes Wort: Nicht jede Formulierung, die Sie durchsetzen könnten, ist den Aufwand wert. Meist geht es schneller als ein Kündigungsschutzverfahren, weil sich der Streit auf klar umgrenzte Punkte richtet — die Note, eine Zeile, die Schlussformel. Häufig lässt er sich ohne Urteil durch eine abgestimmte Zeugnisfassung beenden.
Feste Paketpreise nennen wir bewusst nicht: Ob es um die Prüfung eines Entwurfs, die Formulierung eines heiklen Zeugnisses oder die Abwehr einer Berichtigungsklage geht, macht einen Unterschied. Sie erfahren die Größenordnung, sobald wir wissen, worum es geht — und was eine saubere Fassung im Vergleich zu einem Verfahren kostet.
Nein. Geschuldet ist zunächst nur das einfache Zeugnis mit Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit. Erst wenn der Arbeitnehmer ein qualifiziertes Zeugnis verlangt, müssen Sie Leistung und Verhalten bewerten (§ 109 Abs. 1 GewO). Kommt das Verlangen, muss die Bewertung dann aber vollständig sein — Leistung und Verhalten, nicht nur eines davon.
Ja, solange es wahr ist. Die Wahrheit ist der oberste Grundsatz des Zeugnisrechts; das Wohlwollen gilt nur im Rahmen der Wahrheit (BAG, Urteil vom 18.11.2014 — 9 AZR 584/13). Eine Pflicht, aus Bequemlichkeit ein besseres Zeugnis auszustellen, gibt es nicht. Der Fehler wäre nur, die schlechte Bewertung in versteckte Codes zu kleiden — das verbietet das Gesetz (§ 109 Abs. 2 GewO). Formulieren Sie offen und belegbar.
Nein. Wer eine überdurchschnittliche Note — „gut" oder „sehr gut" — beansprucht, muss selbst die Tatsachen vortragen und beweisen, die sie rechtfertigen (BAG, Urteil vom 14.10.2003 — 9 AZR 12/03). Erst bei einer unterdurchschnittlichen Bewertung, also schlechter als befriedigend, tragen Sie die Beweislast. Die Grenze verläuft bei „befriedigend".
Nein. Dank und gute Wünsche in der Schlussformel gehören nicht zum gesetzlich geschuldeten Inhalt. Ist der Arbeitnehmer mit Ihrer Schlussformel unzufrieden, kann er keine bestimmte Formulierung verlangen, sondern nur ein Zeugnis ganz ohne Schlussformel (BAG, Urteil vom 11.12.2012 — 9 AZR 227/11).
Nur wenn der Arbeitnehmer in die elektronische Form einwilligt (§ 109 Abs. 3 GewO). Ohne diese Einwilligung schulden Sie ein schriftliches Zeugnis auf Papier mit eigenhändiger Unterschrift. Da es als Bewerbungsunterlage dient, ist das Papierzeugnis in der Praxis ohnehin der Regelfall.
Sie hören von uns, meist innerhalb von 24 Stunden, werktags garantiert innerhalb von 48. Gerade wenn eine Berichtigungsklage oder ein Gesprächstermin ansteht, lohnt es sich, die Zeugnisfassung vorher prüfen zu lassen — schildern Sie den Fall lieber früher als später.
„Der teuerste Satz im Zeugnis ist der, mit dem man aus Angst vor Ärger etwas Freundliches andeutet, das man gar nicht meint — wahr und klar zu schreiben ist am Ende immer der ruhigere Weg", sagt Rechtsanwalt Sebastian Müller.
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