Nowa nazwa jest ustalona, przeprowadzka postanowiona, działalność się rozwinęła — i chcą Państwo dostosować do tego umowę niemieckiej spółki z o.o. (GmbH). To, co wygląda na formalność, jest prawnie osobnym postępowaniem o stałych regułach: każda zmiana umowy spółki (Satzungsänderung) wymaga uchwały wspólników kwalifikowaną większością, notariusza i wpisu do rejestru handlowego. I zdanie najważniejsze na początek: aż do wpisu obowiązuje stara umowa — nowa nazwa, nowa siedziba, nowy przedmiot działalności wcześniej nie wywołują żadnego skutku. Poniżej wyjaśniamy, jakiej większości Państwo potrzebują, kiedy zgodzić muszą się nawet wszyscy i jak naprawdę przebiega droga przez rejestr według niemieckiego prawa spółek.
Spółka GmbH działa pod nazwą, która już nie pasuje, albo przenoszą Państwo siedzibę do innego miasta. Uważają to Państwo za czystą formalność i okazuje się: jedno i drugie stoi w umowie spółki, potrzebna jest więc uchwała, notariusz i rejestr. Dopóki nic nie jest wpisane, na zewnątrz Państwa GmbH nazywa się dalej tak, jak się nazywała.
Państwa przedsiębiorstwo robi dziś coś innego lub więcej niż przy założeniu, ale przedmiot działalności w umowie opisuje jeszcze tamten interes sprzed lat. To może stać się problemem przy umowach, zezwoleniach i w kontakcie z urzędami. Przedmiot da się dostosować — ale właśnie tylko przez formalną zmianę umowy spółki.
Większość chce wprowadzić regulację, która czegoś od wspólników wymaga: obowiązek dopłat, zakaz konkurencji, dodatkowe wpłaty. Jako dotknięty pytają Państwo, czy większość może to Państwu po prostu narzucić. Nie może: tam, gdzie w grę wchodzą dodatkowe świadczenia, zainteresowani mają prawo współdecydowania wykraczające poza samą większość.
Umowa spółki — Gesellschaftsvertrag — to konstytucja Państwa GmbH. To, co w niej stoi, nie zmienia się przez nieformalną decyzję przy stole konferencyjnym, lecz tylko na stałej drodze. A ta droga ma trzy stacje: uchwałę wspólników, notariusza i rejestr handlowy. Gdy jedna z nich odpadnie albo zostanie przebyta wadliwie, zmiana nie jest skuteczna — nawet jeśli przy stole wszyscy byli zgodni.
Czym w ogóle jest zmiana umowy spółki. Zmiana umowy spółki to każda modyfikacja Gesellschaftsvertrag i może ona nastąpić wyłącznie uchwałą wspólników (§ 53 ust. 1 GmbHG). Dotyczy to więcej, niż wielu sądzi: firmy (nazwy GmbH), siedziby, przedmiotu działalności, roku obrotowego, kapitału zakładowego, ale też regulacji o reprezentacji, o przenoszeniu udziałów (np. winkulacji — Vinkulierung) czy o umorzeniu udziałów. Gdy tylko ruszają Państwo to, co stoi w umowie spółki, jest to zmiana umowy spółki ze wszystkim, co do tego należy. Podwyższenie kapitału zakładowego to praktycznie najważniejszy szczególny przypadek — ono także jest zmianą umowy spółki, ma jednak własne dodatkowe reguły; znajdą je Państwo w tekście Podwyższenie kapitału zakładowego w Niemczech.
Uchwała — większość trzech czwartych i notariusz. Do zmiany umowy spółki zwykła większość nie wystarcza. Ustawa wymaga dwojga: większości trzech czwartych oddanych głosów (§ 53 ust. 2 GmbHG) oraz sporządzenia tej uchwały w formie aktu notarialnego (§ 53 ust. 3 GmbHG). Obu naraz. Uchwała bez notariusza jest tak samo bezskuteczna jak taka, która nie osiąga większości trzech czwartych. Państwa umowa spółki może zresztą podnieść poprzeczkę wyżej — np. przewidzieć jednomyślność lub zastrzeżenia zgody (§ 53 ust. 2 zd. 2 GmbHG). Kto więc dzierży ledwie zwykłą większość, nie może w pojedynkę przepisać konstytucji GmbH; tak ma być, bo ten krok głęboko ingeruje w prawa wszystkich wspólników.
Przypadek szczególny: gdy zgodzić muszą się wszyscy. Jest przypadek, w którym nawet większość trzech czwartych nie wystarcza. Jeśli zmiana ma zwiększyć świadczenia obciążające wspólników według umowy spółki — czyli ustanowić dodatkowe obowiązki, np. obowiązek dopłat albo powracające wpłaty — może to zostać uchwalone tylko za zgodą wszystkich zainteresowanych wspólników (§ 53 ust. 4 GmbHG). Myśl za tym jest prosta: nikt nie może zostać zmuszony uchwałą większości do nowych świadczeń, na które nigdy się nie zgodził. Kto jest dotknięty, ma więc prawo weta. Dla większości znaczy to: takich klauzul nie da się przeforsować; dla pojedynczego wspólnika — że nie może zostać przegłosowany, gdy chodzi o jego własne dodatkowe obciążenie.
Rejestr handlowy — tu zmiana dopiero staje się skuteczna. Uchwała w formie aktu notarialnego to jeszcze nie koniec. Zmianę umowy spółki należy zgłosić do wpisu w rejestrze handlowym, a zgłoszenie jest sprawą zarządu; trzeba do niego dołączyć pełne brzmienie zmienionej umowy spółki wraz z zaświadczeniem notariusza, że zmienione i niezmienione części zostały prawidłowo zestawione (§ 54 ust. 1 GmbHG). To zgłoszenie nie idzie zwykłym listem: składa się je elektronicznie w formie z podpisem poświadczonym urzędowo — w praktyce przejmuje to notariusz (§ 12 ust. 1 HGB). Gdy wpis nastąpi, zostaje ogłoszony przez elektroniczny system informacyjny rejestru (§ 10 HGB) i jest tym samym dla każdego dostępny do wglądu.
I zdanie rozstrzygające: skutek dopiero z wpisem. Teraz punkt, który w praktyce kosztuje najwięcej: zmiana umowy spółki nie ma skutku prawnego, zanim nie zostanie wpisana do rejestru handlowego (§ 54 ust. 3 GmbHG). Wpis nie jest więc tylko późniejszym ogłoszeniem — jest konstytutywny (skutek konstytutywny — konstitutive Wirkung), on dopiero tworzy skutek. Aż do tego dnia obowiązuje stara umowa spółki: Państwa GmbH nazywa się dalej jak dotąd, ma dalej siedzibę w starym miejscu, ma dalej stary przedmiot działalności. Kto po terminie u notariusza już występuje pod nową nazwą, zawiera umowy pod nową firmą albo traktuje nową siedzibę jako miarodajną, działa na chwiejnym gruncie — prawnie wiążące jest to wszystko dopiero, gdy sędzia rejestrowy dokona wpisu.
Praktyka Przed terminem u notariusza niech Państwo sprawdzą dwie rzeczy: czy osiągną Państwo pewnie większość trzech czwartych — czy też Państwa umowa spółki wymaga jeszcze więcej? I czy zmiana rodzi dla któregokolwiek wspólnika dodatkowe świadczenia, tak że potrzebują Państwo jego zgody (§ 53 ust. 4 GmbHG)? Na tych dwóch pytaniach zmiana umowy spółki pęka częściej niż na samej treści. Kto wyjaśni je wcześniej, oszczędza sobie drugiego terminu — i uchwały, którą później da się podważyć.
Ten tekst ujmuje zmianę umowy spółki ogólnie oraz drogę przez rejestr. Jeśli chodzi o FORMĘ samej uchwały — zwołanie, terminy, zakazy głosowania, atakowanie wadliwych uchwał — proszę przeczytać Uchwała wspólników w Niemczech; a jeśli za zmianą stoi przekształcenie formy prawnej spółki, drogę porządkujemy w tekście Przekształcenie spółki w Niemczech.
Przypadkiem podstawowym jest większość trzech czwartych oddanych głosów (§ 53 ust. 2 GmbHG). Najpierw jednak niech Państwo przeczytają własną umowę spółki — może zawierać surowsze wymogi. I niech Państwo wyjaśnią, czy zmiana nakłada komuś dodatkowe świadczenia: wtedy potrzebują Państwo jego zgody (§ 53 ust. 4 GmbHG), żadna większość nie wystarcza.
Uchwała musi zostać sporządzona w formie aktu notarialnego (§ 53 ust. 3 GmbHG). Niech Państwo przyniosą nie tylko treść zmiany, lecz przygotują całą nową wersję umowy spółki — pełnego brzmienia i tak potrzebuje rejestr (§ 54 ust. 1 GmbHG). Czysty tekst oszczędza czas na terminie i zapobiega późniejszym zastrzeżeniom.
Zgłoszenie jest sprawą zarządu i następuje elektronicznie w formie z podpisem poświadczonym urzędowo, przez notariusza (§ 54 ust. 1 GmbHG, § 12 HGB). Niech Państwo z tym nie zwlekają — bo aż do wpisu obowiązuje stara umowa spółki. Im szybciej zgłoszenie wyjdzie, tym krótszy okres zawieszenia, w którym zmiana nie wywołuje jeszcze skutku.
Dopóki nic nie jest wpisane, zmiana nie wywołuje skutku prawnego (§ 54 ust. 3 GmbHG). W tym czasie niech Państwo jeszcze nie występują pod nową nazwą, nie zawierają umów pod nową firmą i niczego nie budują na nowej siedzibie. Dopiero po wpisie — który zostaje ogłoszony w systemie rejestru (§ 10 HGB) — grunt jest stały.
Błąd zawiadomienia, źle policzona większość albo pominięty wymóg zgody może obalić całą uchwałę, choćby dawno była w formie aktu notarialnego. Jak podjąć uchwałę formalnie pewnie — albo zaatakować wadliwą — czytają Państwo w tekście Uchwała wspólników w Niemczech.
Potrzebuje ona trzech czwartych oddanych głosów i notariusza (§ 53 ust. 2 i 3 GmbHG). Kto ma tylko zwykłą większość i mimo to każe sporządzić akt notarialny, podejmuje uchwałę podatną na atak — i dostarcza mniejszości gotowy wzór, by ją obalić.
Tam, gdzie zmiana nakłada wspólnikom nowe obowiązki, żadna większość nie wystarcza — każdy dotknięty musi się zgodzić (§ 53 ust. 4 GmbHG). Kto to pominie, ma uchwałę bezskuteczną, a na dodatek zaostrza konflikt z przegłosowanym wspólnikiem.
Aż do wpisu w rejestrze handlowym zmiana nie ma skutku prawnego (§ 54 ust. 3 GmbHG). Kto wcześniej już występuje pod nową firmą albo bierze za podstawę nową siedzibę, buduje na piasku — dopóki sędzia rejestrowy nie dokona wpisu, nic nie jest ostateczne.
Zarząd musi zgłosić zmianę do wpisu (§ 54 ust. 1 GmbHG). Im dłużej to trwa, tym dłuższy okres zawieszenia, w którym obowiązuje stara umowa spółki. Zapomniane albo przewlekane zgłoszenie potrafi zawiesić całe przestawienie w powietrzu na tygodnie.
Przy zmianie umowy spółki koszty powstają przede wszystkim u notariusza — za sporządzenie uchwały w formie aktu notarialnego i poświadczone zgłoszenie — oraz za wpis do rejestru handlowego; do tego dochodzi adwokackie ukształtowanie treści uchwały i nowej wersji umowy spółki. Przy szczupłej zmianie w gronie kilku wspólników, np. nowej firmie albo zmianie siedziby, nakład pozostaje umiarkowany. Gdy tylko przebudowywanych jest kilka klauzul naraz, w grę wchodzą wymogi zgody poszczególnych wspólników albo naruszona zostaje struktura kapitałowa, nakład rośnie — wtedy nie chodzi już tylko o uchwałę, lecz o nośną wersję Państwa umowy spółki jako całości.
Stałych cen ryczałtowych świadomie nie podajemy: czy dostosowywana jest pojedyncza klauzula, czy umowa spółki należy do przerobienia w całości, czy wszyscy ciągną razem, czy jeden wspólnik musi się zgodzić — rozstrzyga się dopiero, gdy poznamy Państwa umowę spółki, cel zmiany i układ udziałów. Rząd wielkości i uczciwą ocenę, która droga jest dla Państwa sensowna, otrzymają Państwo, gdy tylko poznamy dane kluczowe.
Każda modyfikacja umowy spółki (§ 53 ust. 1 GmbHG) — a więc firma, siedziba, przedmiot działalności, rok obrotowy, kapitał zakładowy, ale też regulacje o reprezentacji, o przenoszeniu udziałów (winkulacja) czy o umorzeniu. Gdy tylko zmieniają Państwo to, co stoi w umowie spółki, jest to zmiana umowy spółki i potrzebuje uchwały, notariusza oraz rejestru handlowego.
Co do zasady większości trzech czwartych oddanych głosów, a uchwała musi zostać sporządzona w formie aktu notarialnego (§ 53 ust. 2 i 3 GmbHG). Państwa umowa spółki może przewidzieć surowsze wymogi. A jeśli zmiana nakłada wspólnikom dodatkowe świadczenia, żadna większość nie wystarcza — wtedy zgodzić muszą się wszyscy zainteresowani (§ 53 ust. 4 GmbHG).
Dopiero z wpisem do rejestru handlowego. Sama uchwała w formie aktu notarialnego nie wystarcza: zmiana nie ma skutku prawnego, zanim nie zostanie wpisana (§ 54 ust. 3 GmbHG). Do tego czasu obowiązuje stara umowa spółki — nowa nazwa, nowa siedziba, nowy przedmiot działalności wcześniej nie wywołują skutku. Niech Państwo wliczą ten okres zawieszenia w plan.
Zgłoszenie jest sprawą zarządu; trzeba do niego dołączyć pełne brzmienie nowej umowy spółki z zaświadczeniem notariusza (§ 54 ust. 1 GmbHG). Składa się je elektronicznie w formie z podpisem poświadczonym urzędowo (§ 12 HGB) — w praktyce przejmuje to notariusz. Po wpisie zostaje on ogłoszony przez elektroniczny system informacyjny rejestru (§ 10 HGB). Szczegóły samego rejestru porządkujemy w tekście Rejestr handlowy w Niemczech.
Nie bez Państwa zgody, gdy chodzi o dodatkowe świadczenia. Zwiększenie świadczeń obciążających wspólników — np. dopłaty albo wpłaty — może zostać uchwalone tylko za zgodą wszystkich zainteresowanych wspólników (§ 53 ust. 4 GmbHG). Na takie klauzule mają więc Państwo prawo weta; sama większość trzech czwartych nie wystarcza.
Odezwiemy się do Państwa — zwykle w ciągu 24 godzin, w dni robocze gwarantowane w ciągu 48. Zwłaszcza gdy zbliża się termin u notariusza albo przestawienie ma zadziałać na dany dzień, liczy się każdy dzień — proszę opisać sytuację raczej wcześniej niż później.
„Najczęstszy błąd to przekonanie, że sprawa jest załatwiona wraz z terminem u notariusza. Nie jest — dopóki rejestr nie dokona wpisu, Państwa GmbH nazywa się dalej tak, jak się nazywała. Widziałem już firmy, które miesiącami występowały pod nazwą, która prawnie w ogóle jeszcze nie istniała", mówi adwokat Sebastian Müller.
Proszę krótko opisać, o co chodzi — otrzymają Państwo pierwszą ocenę. Odezwiemy się do Państwa — zwykle w ciągu 24 godzin, w dni robocze gwarantowane w ciągu 48.
Opisz swoją sprawę