Rozstali się Państwo miesiące temu ze swoim członkiem zarządu, w stosunku wewnętrznym wszystko uregulowane — tylko do niemieckiego rejestru handlowego jego odejścia nigdy nie zgłoszono. Teraz pojawia się umowa, którą podpisał w imieniu spółki, a kontrahent powołuje się na to, że w rejestrze wciąż znajdował go jako uprawnionego do reprezentacji. Właśnie taki skutek wywołuje niemiecki rejestr handlowy (Handelsregister): kto nie zgłosi podlegającej wpisowi zmiany, musi zaakceptować ją przeciwko sobie tak, jakby nie nastąpiła. To samo dotyczy odwołanego prokurenta, ustępującego wspólnika, przeniesionego oddziału. Poniżej przeczytają Państwo, jak w Niemczech prowadzony jest rejestr handlowy, jak formalnie prawidłowo przebiega zgłoszenie, jaki skutek ochronny i wiążący ma jawność rejestru dla Państwa i przeciwko Państwu — i dlaczego sąd rejestrowy w razie potrzeby przymusza Państwa do zgłoszenia grzywną.
Członek zarządu odwołany, prokurent zwolniony, w stosunku wewnętrznym dawno wyjaśnione. Tylko w rejestrze handlowym wciąż widnieje stary stan. Jeśli dana osoba podpisze teraz umowę w imieniu spółki, kontrahent w dobrej wierze może zdać się na to, co znajduje w rejestrze — a Państwa spółka jest związana. Nie dlatego, że mężczyzna wciąż miałby umocowanie, lecz dlatego, że nie wpisali Państwo w porę stanu przeciwnego.
Zmiana, którą musieli byli Państwo zgłosić — nowy członek zarządu, przeniesienie siedziby, zmiana wspólnika w spółce osobowej — została zaniedbana. Kiedyś przychodzi pismo z sądu rejestrowego: termin, połączony z groźbą grzywny przymuszającej. To nie pomyłka, lecz ustawowa droga, którą sąd egzekwuje obowiązek zgłoszenia. Kto zareaguje teraz prawidłowo, uniknie grzywny; kto zignoruje pismo — zapłaci.
Odwrotnie także Państwo zawierają umowy w zaufaniu, że osoba po drugiej stronie jest tą, za którą się podaje: wpisanym członkiem zarządu, umocowanym prokurentem. Rejestr handlowy chroni to zaufanie — ale tylko pod pewnymi warunkami i w wyraźnych granicach. Kto wie, na czym wolno mu polegać, a na czym nie, zawiera umowy pewniej.
Niemiecki rejestr handlowy nie jest szafą na akta, lecz narzędziem obrotu prawnego. Mówi każdemu, kto do niego zajrzy, kto stoi za przedsiębiorstwem i kto może je reprezentować — i wiąże z tym, co wpisane (albo właśnie czego brak), namacalne skutki prawne. Cztery rzeczy powinni Państwo jako przedsiębiorca rozumieć: jak rejestr jest prowadzony i kto go widzi, jak formalnie przebiega zgłoszenie, jaki skutek wywołuje jawność dla Państwa i przeciwko Państwu — oraz jak sąd w razie potrzeby wymusza zgłoszenie.
Jak rejestr jest prowadzony — i kto go widzi. Rejestr handlowy jest prowadzony przez sądy elektronicznie (§ 8 ust. 1 HGB). To nie jest wykaz wewnętrzny, lecz jawny: wgląd do rejestru handlowego oraz do złożonych do niego dokumentów jest dozwolony każdemu w celach informacyjnych przez pojedyncze pobrania (§ 9 ust. 1 HGB); z wpisów i dokumentów każdy może żądać wydruku (§ 9 ust. 4 HGB). To jest sedno: co znajduje się w rejestrze, każdy może zobaczyć — Państwa klienci, Państwa dostawcy, Państwa konkurenci. Właśnie dlatego obrót prawny może zdać się na rejestr, i właśnie dlatego dotyka to Państwa, gdy widnieje tam coś fałszywego lub nieaktualnego.
Jak się zgłasza — forma z podpisem urzędowo poświadczonym. Wpis nie spada z nieba; trzeba go zgłosić, i to w określonej formie. Zgłoszenia do wpisu do rejestru handlowego składa się elektronicznie w formie z podpisem urzędowo poświadczonym (§ 12 ust. 1 zd. 1 HGB). Urzędowo poświadczony znaczy: notariusz potwierdza, że podpis pod zgłoszeniem rzeczywiście pochodzi od wskazanej osoby. Dziś odbywa się to elektronicznie, a od pewnego czasu poświadczenie urzędowe jest dopuszczalne nawet za pomocą wideokomunikacji (§ 12 ust. 1 zd. 2 HGB w zw. z § 40a BeurkG). Ta sama forma obowiązuje dla pełnomocnictwa do zgłoszenia (§ 12 ust. 1 zd. 3 HGB) — mogą więc Państwo zgłoszenie zlecić, ale pełnomocnictwo również musi być poświadczone. Dla Państwa oznacza to w praktyce: droga do rejestru handlowego prowadzi przez notariusza, nieformalne pismo czy e-mail do sądu nie wystarcza.
Jawność negatywna — czego tam nie ma, obraca się przeciwko Państwu. Teraz nadchodzi skutek, który w praktyce kosztuje najwięcej pieniędzy. Dopóki fakt podlegający wpisowi do rejestru handlowego nie jest wpisany i ogłoszony, nie może on być przeciwstawiony osobie trzeciej przez tego, w którego sprawach podlegał wpisowi — chyba że był tej osobie znany (§ 15 ust. 1 HGB). Po ludzku: to, co musieli byli Państwo zgłosić, ale nie zgłosili, wobec osoby trzeciej w dobrej wierze działa tak, jakby nigdy się nie zdarzyło. Klasyczny przykład to ustępujący członek zarządu albo odwołany prokurent: jeśli jego odejście nie jest wpisane i ogłoszone, kontrahent może zdać się na to, że jest on nadal uprawniony do reprezentacji — a spółka jest związana tym, co dana osoba zawarła w jej imieniu. Orzecznictwo potwierdziło to wyraźnie: osoba trzecia może w kwestii umocowania działającego członka zarządu GmbH powołać się na negatywną jawność rejestrową § 15 ust. 1 HGB; jedyna granica — „wiedza" osoby trzeciej — wymaga pozytywnej wiedzy o rzeczywistym stanie, niedbała niewiedza (powinność wiedzy) nie wystarcza, a do poszukiwań osoba trzecia nie jest zobowiązana (KG Berlin, postanowienie z 21.07.2020 — 9 W 50/19). Dla Państwa znaczy to: nie mogą się Państwo tłumaczyć, że kontrahent przecież mógł zapytać. Dopóki zmiana nie widnieje w rejestrze, ryzyko ponoszą Państwo.
Jawność pozytywna — co tam jest i ogłoszono, obowiązuje na Państwa korzyść. Druga strona medalu chroni Państwa. Gdy fakt został wpisany i ogłoszony, osoba trzecia musi zaakceptować go przeciwko sobie (§ 15 ust. 2 zd. 1 HGB). Jeśli więc odejście Państwa członka zarządu porządnie wpisano i ogłoszono, nikt nie może już powoływać się na to, że o nim nie wiedział — ogół uważa się za poinformowany. Zostaje tylko wąskie okno: przy czynnościach prawnych dokonanych w ciągu piętnastu dni po ogłoszeniu osoba trzecia może jeszcze się ochronić, jeśli udowodni, że faktu ani nie znała, ani nie musiała znać (§ 15 ust. 2 zd. 2 HGB). Po upływie tych piętnastu dni wpis działa bez ograniczeń przeciwko każdemu. Dlatego terminowe zgłoszenie jest nie tylko obowiązkiem, lecz Państwa ochroną: dopiero z wpisem i ogłoszeniem kończy się Państwa ryzyko wynikające ze starego stanu.
Gdy rejestr ogłosi coś fałszywego — ochrona pozoru prawnego. A co, gdy błąd popełni nie Państwo, lecz postępowanie? Jeśli podlegający wpisowi i ogłoszony fakt został wpisany nieprawidłowo, osoba trzecia może wobec tego, w którego sprawie fakt podlegał wpisowi, powołać się na wpisany fakt — chyba że nieprawidłowość znała (§ 15 ust. 3 HGB). Osoba trzecia w dobrej wierze może więc zdać się na (błędną) treść rejestru, a ten, w którego sprawie dokonano wpisu, musi zaakceptować pozór prawny przeciwko sobie. To uwypukla, jak bardzo opłaca się kontrolować własne wpisy: niezauważony błąd w ogłoszeniu może związać Państwa czymś, co wcale się nie zgadza.
Gdy Państwo nie zgłoszą — grzywna przymuszająca. Aby rejestr pozostał aktualny, sąd może zgłoszenie wymusić. Kto nie dopełnia obowiązku zgłoszenia lub złożenia dokumentów do rejestru handlowego, jest do tego przymuszany przez sąd rejestrowy przez nałożenie grzywny przymuszającej; pojedyncza grzywna nie może przekroczyć 5.000 euro (§ 14 HGB). Sąd nie uderza jednak bez ostrzeżenia: gdy tylko uzyska wiarygodną wiedzę o stanie rzeczy uzasadniającym jego interwencję wg § 14 HGB, ma nałożyć na uczestnika, pod groźbą grzywny przymuszającej, obowiązek dopełnienia swojego zobowiązania w określonym terminie albo usprawiedliwienia zaniechania za pomocą sprzeciwu (§ 388 ust. 1 FamFG). Dla Państwa znaczy to: gdy przyjdzie taka groźba, mają Państwo okno czasowe — jeśli zgłoszą Państwo w terminie albo złożą z dobrymi powodami sprzeciw, grzywna jest zdjęta ze stołu. Kto pozwoli terminowi upłynąć, musi zapłacić, a grzywna przymuszająca może być powtarzana, aż nastąpi wpis.
Z praktyki Dwie pułapki pojawiają się wciąż na nowo. Pierwsza: zmianę w stosunku wewnętrznym się wdraża, ale nie zgłasza do rejestru. Dopóki odejście członka zarządu albo odwołanie prokury nie jest wpisane i ogłoszone, dana osoba wiąże spółkę wobec osób trzecich w dobrej wierze dalej (§ 15 ust. 1 HGB) — a osoba trzecia nie musi nawet zapytać (KG Berlin, postanowienie z 21.07.2020 — 9 W 50/19). Druga: podlegający zgłoszeniu fakt zostaje z wygody zaniedbany, aż sąd rejestrowy pomoże groźbą grzywny przymuszającej (§ 14 HGB, § 388 FamFG). Obie pułapki kosztują pieniądze — pierwsza przez umowę, której Państwo nie chcieli, druga przez grzywnę — i obu można uniknąć terminowym, formalnie prawidłowym zgłoszeniem.
Ten artykuł traktuje rejestr handlowy — zgłoszenie, skutek i egzekwowanie. Jeśli chodzi o to, by w ogóle wpisać spółkę GmbH po raz pierwszy, prowadzimy Państwa przez to w tekście Założenie spółki GmbH w Niemczech (a przy formie oszczędnościowej — Założenie UG w Niemczech); o samą nazwę — firmę — chodzi w tekście Prawo firmowe w Niemczech, wszystkie w świecie Spółki i odpowiedzialność.
Zmienia się członek zarządu, udzielono lub odwołano prokury, przenoszą Państwo siedzibę albo zmienia się skład wspólników spółki osobowej — proszę zanotować, że zgłoszenie jest wymagalne. Skutek na zewnątrz następuje dopiero z wpisem i ogłoszeniem (§ 15 ust. 2 HGB); do tego czasu Państwa spółka ponosi ryzyko starego stanu (§ 15 ust. 1 HGB).
Zgłoszenia składa się elektronicznie w formie z podpisem urzędowo poświadczonym (§ 12 ust. 1 HGB). Notariusz poświadcza podpis i przekazuje zgłoszenie elektronicznie do rejestru — na życzenie od pewnego czasu także za pomocą wideokomunikacji. Nieformalne pismo do sądu nie wystarcza. Jeśli chcą Państwo zlecić, także pełnomocnictwo wymaga formy poświadczonej.
Gdy członek zarządu odchodzi albo kończy się prokura, zgłoszenie nie jest dodatkiem, lecz obowiązkiem — i Państwa ochroną. Dopiero z wpisem i ogłoszeniem mogą Państwo przeciwstawić odejście każdemu (§ 15 ust. 2 HGB). Dopóki tego brak, ustępujący może wiązać spółkę wobec działających w dobrej wierze dalej (§ 15 ust. 1 HGB).
Gdy przyjdzie pismo z sądu rejestrowego z wyznaczeniem terminu i groźbą (§ 388 FamFG), proszę działać w terminie: albo nadrobią Państwo zgłoszenie, albo usprawiedliwią zaniechanie sprzeciwem. Kto pozwoli terminowi upłynąć, ryzykuje grzywnę przymuszającą do 5.000 euro za każde nałożenie (§ 14 HGB) — i powtórzenie, aż nastąpi wpis.
Po każdym wpisie proszę sprawdzić, czy rejestr prawidłowo oddaje Państwa dane. Błędne ogłoszenie może stworzyć pozór prawny na Państwa niekorzyść, na który osoba trzecia w dobrej wierze może się powołać (§ 15 ust. 3 HGB). Wcześnie wykryty błąd da się sprostować, zanim ktoś na nim zaufa.
Jeśli odejście członka zarządu albo odwołanie prokury nie jest wpisane i ogłoszone, dana osoba wiąże spółkę wobec osób trzecich w dobrej wierze dalej (§ 15 ust. 1 HGB). Niedbalstwo osoby trzeciej nie ma znaczenia: wymagana jest jej pozytywna wiedza, samo powinność wiedzy nie wystarcza (KG Berlin, postanowienie z 21.07.2020 — 9 W 50/19). Proszę zgłosić zmianę, zanim ustępujący wyrządzi szkodę.
Pismo lub e-mail do sądu rejestrowego nie prowadzi do wpisu. Zgłoszenia składa się elektronicznie w formie z podpisem urzędowo poświadczonym (§ 12 ust. 1 HGB) — to idzie przez notariusza. Kto chybi formy, traci czas i w międzyczasie działa dalej z nieaktualnym stanem rejestru.
Kto odkłada wymagalne zgłoszenie, nic nie oszczędza. Sąd rejestrowy egzekwuje obowiązek zgłoszenia grzywną przymuszającą (§ 14 HGB) — po uprzedniej groźbie z wyznaczeniem terminu (§ 388 FamFG). Późne zgłoszenie kosztuje wtedy dodatkowo grzywnę, a do wpisu ponoszą Państwo ryzyko jawności starego stanu.
Jawność pozytywna chroni Państwa zaufanie do tego, co wpisane (§ 15 ust. 2 HGB), ale w pierwszych piętnastu dniach po ogłoszeniu osoba trzecia może jeszcze powołać się na niewiedzę w dobrej wierze. Kto w tym terminie buduje na świeżo wpisanym, powinien znać ryzyko — i odwrotnie, świeżo wpisane obraca się przeciwko Państwu bez ograniczeń dopiero po upływie tego terminu.
Wokół rejestru handlowego koszty powstają w różnych miejscach. Za samo zgłoszenie naliczane są koszty notarialne za urzędowe poświadczenie i elektroniczne złożenie, do tego opłata sądu rejestrowego za wpis — jedno i drugie kieruje się ustawowym prawem o kosztach i danej wartością przedmiotu. Nakład adwokacki dochodzi tam, gdzie nie kończy się na samym zgłoszeniu: gdy trzeba wyjaśnić, co w ogóle podlega zgłoszeniu, gdy w grze jest spór o związanie z działania ustępującego (§ 15 HGB) albo gdy na groźbę grzywny przymuszającej sądu rejestrowego trzeba zareagować w terminie.
Stałych cen ryczałtowych świadomie nie podajemy: czy wystarcza zwykłe zgłoszenie, czy trzeba odeprzeć spór o jawność, czy odeprzeć groźbę grzywny przymuszającej — rozstrzyga się dopiero, gdy poznamy Państwa sprawę. Rząd wielkości i uczciwą ocenę, która droga jest dla Państwa sensowna, otrzymają Państwo, gdy tylko poznamy dane wyjściowe.
Z reguły tak. Zgłoszenia do wpisu do rejestru handlowego składa się elektronicznie w formie z podpisem urzędowo poświadczonym (§ 12 ust. 1 HGB). Notariusz poświadcza Państwa podpis i przekazuje zgłoszenie elektronicznie do rejestru — od pewnego czasu poświadczenie jest dopuszczalne nawet za pomocą wideokomunikacji (§ 12 ust. 1 zd. 2 HGB w zw. z § 40a BeurkG). Nieformalne pismo lub e-mail do sądu nie prowadzi do wpisu.
Jeśli jego odejście nie było wpisane i ogłoszone, kontrahent w dobrej wierze może powołać się na stary stan rejestru; spółka jest wtedy związana (jawność negatywna, § 15 ust. 1 HGB). Wyłączony jest tylko przypadek, gdy osoba trzecia odejście pozytywnie znała — samo powinność wiedzy nie wystarcza, a do poszukiwań nie jest zobowiązana (KG Berlin, postanowienie z 21.07.2020 — 9 W 50/19). Dlatego terminowe zgłoszenie jest tak ważne.
Jawność negatywna chroni osoby trzecie przed tym, czego w rejestrze nie ma: dopóki podlegający wpisowi fakt nie jest wpisany i ogłoszony, nie mogą go Państwo przeciwstawić osobie trzeciej w dobrej wierze (§ 15 ust. 1 HGB). Jawność pozytywna działa odwrotnie: gdy fakt jest wpisany i ogłoszony, osoba trzecia musi zaakceptować go przeciwko sobie (§ 15 ust. 2 HGB) — tylko w pierwszych piętnastu dniach może jeszcze powołać się na niewiedzę w dobrej wierze.
Proszę zareagować w wyznaczonym terminie. Sąd nakłada na Państwa obowiązek, aby albo dopełnić obowiązku zgłoszenia, albo usprawiedliwić zaniechanie sprzeciwem (§ 388 ust. 1 FamFG). Kto zgłosi w terminie albo złoży uzasadniony sprzeciw, unika grzywny. Jeśli termin upłynie niewykorzystany, sąd rejestrowy może nałożyć grzywnę przymuszającą do 5.000 euro za każde nałożenie (§ 14 HGB) — i powtórzyć to, aż nastąpi wpis.
Tak. Rejestr handlowy jest prowadzony przez sądy elektronicznie (§ 8 HGB), a wgląd do rejestru oraz do złożonych dokumentów jest dozwolony każdemu w celach informacyjnych przez pojedyncze pobrania (§ 9 ust. 1 HGB); z wpisów każdy może żądać wydruku (§ 9 ust. 4 HGB). Rejestr jest jawny — Państwa partnerzy handlowi, ale i konkurenci do niego zaglądają. Właśnie na tym opiera się wiarygodność, którą rejestr daje obrotowi prawnemu.
Jeśli podlegający wpisowi i ogłoszony fakt został wpisany nieprawidłowo, osoba trzecia w dobrej wierze może wobec Państwa powołać się na wpisany (błędny) fakt — chyba że nieprawidłowość znała (§ 15 ust. 3 HGB). Ponoszą więc Państwo pozór prawny wadliwego ogłoszenia przeciwko sobie. Dlatego opłaca się kontrolować każdy wpis po ogłoszeniu i błąd od razu prostować, zanim ktoś na nim zaufa.
Odezwiemy się do Państwa — zwykle w ciągu 24 godzin, w dni robocze gwarantowane w ciągu 48. Zwłaszcza gdy biegnie termin w rejestrze, dotarła groźba grzywny przymuszającej albo ustępujący już zadziałał, liczy się każdy dzień — proszę opisać sprawę raczej wcześniej niż później.
„Najdroższy błąd rejestrowy to ten, którego w ogóle nie postrzega się jako błąd: rozstaje się człowiek z członkiem zarządu, wszystko reguluje wewnętrznie — i zapomina o zgłoszeniu. Miesiące później jego umowa wiąże spółkę, bo w rejestrze wciąż widniał stary stan. Terminowe zgłoszenie to nie papierologia, to Państwa ochrona", mówi adwokat Sebastian Müller.
Proszę krótko opisać, o co chodzi — otrzymają Państwo pierwszą ocenę. Odezwiemy się do Państwa — zwykle w ciągu 24 godzin, w dni robocze gwarantowane w ciągu 48.
Opisz swoją sprawę