Znów spóźnienie, znów zignorowane polecenie, znów niewłaściwy ton — w końcu miarka się przebiera. Zanim jednak pomyślą Państwo o wypowiedzeniu, według niemieckiego prawa pracy zwykle stoi jeszcze jeden krok wcześniej: upomnienie (Abmahnung). To nie list pisany w gniewie, lecz narzędzie prawne, które dopiero utrzymuje późniejsze wypowiedzenie z przyczyn leżących w zachowaniu. Kto sformułuje je niedbale, traci właśnie ten skutek — i zostaje z papierem, który przed niemieckim sądem pracy jest nic niewart. Poniżej pokazujemy, na czym naprawdę zależy.
Ciągłe spóźnienia, niewykonane zadania, szorstki ton. Pojedynczy przypadek to nie katastrofa, powtórka już tak. Upomnienie zatrzymuje ten schemat i zarazem tworzy podstawę, by później móc konsekwentnie zadziałać — gdyby zaszła taka potrzeba.
Zaufanie nadszarpnięte, myśl o rozstaniu już jest. Przy sterowalnym naruszeniu obowiązków wypowiedzenie z przyczyn leżących w zachowaniu upada jednak niemal zawsze na braku albo niewłaściwości upomnienia. Kto zachowa właściwą kolejność, buduje sobie drogę — zamiast ją zamykać.
Sprzeciw, sprostowanie, żądanie usunięcia pisma z akt. To normalne i jeszcze nie wycofanie się. Teraz rozstrzyga, czy Państwa upomnienie było merytorycznie czyste — ogólnikowe zarzuty i bezgraniczne groźby nie wytrzymują próby.
Inaczej niż przy wypowiedzeniu, dla upomnienia w prawie pracy niemieckie prawo nie przewiduje osobnej ustawy ze sztywnymi wymogami formalnymi. To, co upomnienie musi zawierać, wypracowało w przeważającej mierze orzecznictwo — przede wszystkim niemiecki Federalny Sąd Pracy. Jedyna wyraźna kotwica ustawowa tkwi w ogólnym prawie cywilnym: jeśli ważny powód polega na naruszeniu obowiązku z umowy, wypowiedzenie zobowiązania trwałego (Dauerschuldverhältnis) jest dopuszczalne dopiero po bezskutecznym upływie terminu do usunięcia naruszenia albo po bezskutecznym upomnieniu (§ 314 ust. 2 BGB). Cała reszta — jak upomnienie ma wyglądać, żeby się utrzymało — jest prawem sędziowskim.
Według tego prawa sędziowskiego skuteczne upomnienie pełni dwie funkcje. Zarzuca konkretne uchybienie i nazywa naruszony obowiązek (funkcja upominająca, Rügefunktion). I ostrzega: pracownik musi jednoznacznie rozpoznać, że w razie powtórzenia na szali stoi trwanie stosunku pracy (funkcja ostrzegawcza, Warnfunktion). Gdy tego ostrzeżenia brak, pismo nie jest upomnieniem, lecz zwykłym napomnieniem — na wypowiedzeniu nie da się go później oprzeć.
Tu upomnienie wchodzi do gry jako etap poprzedzający wypowiedzenie. Wypowiedzenie z przyczyn leżących w zachowaniu przy sterowalnym uchybieniu wymaga co do zasady wcześniejszego, dotyczącego tego samego rodzaju naruszenia upomnienia — jest ono łagodniejszym środkiem i dopiero czyni zrozumiałą prognozę, że zachowanie się powtórzy (§ 1 KSchG; LAG Rheinland-Pfalz, wyrok z 10 listopada 2011 r. — 10 Sa 329/11). Tylko przy szczególnie ciężkich naruszeniach obowiązków, przy których pracownik bez wątpienia musiał znać ich wagę — np. w sferze zaufania — upomnienie może wyjątkowo nie być konieczne. Jak później prawidłowo zbudować samo wypowiedzenie, opisujemy w poradniku wypowiedzenie przez pracodawcę w Niemczech.
Ważny jest punkt „tego samego rodzaju": upomnienie działa tylko na jednorodne przypadki powtórki. Kto upomniał za spóźnienia, nie oprze na tym wypowiedzenia z zupełnie innego zarzutu. A bezgraniczna groźba — wypowiedzenie już przy jakimkolwiek przyszłym uchybieniu — właśnie funkcji ostrzegawczej nie spełnia; tak sformułowane upomnienie pracownik może kazać usunąć z akt osobowych (ArbG Bochum, wyrok z 19 października 2017 r. — 4 Ca 930/17).
Praktyka Częste nieporozumienie: inaczej niż przed wypowiedzeniem, przed upomnieniem nie muszą Państwo wysłuchać rady zakładowej — obowiązek wysłuchania z § 102 BetrVG dotyczy tylko wypowiedzenia. Upomnienie składają Państwo więc samodzielnie. Uprawniony jest ten, kto ma prawo wydawania poleceń lub prawo do wypowiedzenia; przełożony, który może wydawać pracownikowi polecenia, z reguły może też upomnieć.
O tym, czy upomnienie utrzyma się przed sądem, decyduje nie nagłówek pisma, lecz treść. Trzy rzeczy muszą się w nim znaleźć — brak jednej i pismo jest podważalne.
„Ciągle się Pan/Pani spóźnia" nie wystarczy. Potrzebny jest opisany pojedynczy przypadek: 14 marca stawił się Pan o 9:20 zamiast o 8:00, bez zgłoszenia nieobecności. Im konkretniej, tym mocniej — ogólnikowe zarzuty pracownik może po prostu zaprzeczyć.
Proszę jasno wskazać, jaki obowiązek z umowy o pracę zdarzenie narusza, i wyraźnie zażądać przyszłego zachowania zgodnego z umową. To funkcja upominająca: pracownik musi rozpoznać, co zrobił źle i czego Państwo oczekują.
Sedno. Proszę napisać jednoznacznie, że w razie powtórzenia grożą konsekwencje aż do wypowiedzenia. Ale: tylko za naruszenia tego samego rodzaju. Groźba „przy każdym kolejnym błędzie" idzie za daleko i może uczynić upomnienie podważalnym.
Między wysłanym pismem a skutecznym upomnieniem leży kilka błędów, które w codziennej praktyce zdarzają się wciąż na nowo.
Nie muszą Państwo upomnieć w kilka dni; sztywnego terminu zawitego, jak przy wypowiedzeniu bez wypowiedzenia, tu nie ma. Kto jednak zwleka miesiącami, a potem mimo to upomina, ryzykuje, że prawo się przedawni w sensie utraty (Verwirkung) — pracownik mógł ufać, że nic już nie nastąpi. Upomnienie w krótkim czasie to bezpieczna droga.
Gdy upomnienie jest merytorycznie błędne lub przesadzone, pracownik może żądać usunięcia go z akt osobowych (roszczenie uznane w orzecznictwie, wyprowadzone z §§ 242, 1004 BGB w drodze analogii). Usunięte upomnienie nie utrzyma już później wypowiedzenia — staranność przy formułowaniu opłaca się więc podwójnie.
Kto przy wciąż nowych naruszeniach zawsze tylko grozi, ale nigdy nie wyciąga konsekwencji, osłabia własne ostrzeżenie — groźba z czasem działa jak papierowy tygrys. Upomnienie to zapowiedź, a nie teczka na zbiórkę.
Samo upomnienie nie podlega współdecydowaniu; składają je Państwo bez rady zakładowej. Inaczej późniejsze wypowiedzenie: rada zakładowa musi być wcześniej wysłuchana (§ 102 BetrVG). Kto oba przypadki myli, potyka się na końcu właśnie tam.
Czystość prawna to jedna połowa. Druga to sposób, w jaki utrwalają Państwo zdarzenie i prowadzą upomnienie — tu rozstrzyga się, czy papier później się utrzyma.
Proszę tego samego dnia zanotować, co dokładnie się stało: data, godzina, uczestnicy, świadkowie. Co utrwalą Państwo teraz z pamięci, będzie za trzy miesiące nadal użyteczne — czego Państwo nie zanotują, w sporze zwykle przepada.
Proszę upomnieć to, o co naprawdę chodzi, i tylko to. Później wypowiedzieć umowę mogą Państwo jedynie z powodu powtórki tego samego rodzaju. Upomnienie za spóźnienia nie utrzyma wypowiedzenia za zniewagę.
Zdanie „W razie powtórzenia musi się Pan/Pani liczyć z wypowiedzeniem" musi się znaleźć — pisemnie, jasno, bez zmiękczaczy. „Proszę to zmienić" bez wskazania konsekwencji nie jest upomnieniem w rozumieniu prawa.
Gdy schodzi się kilka różnych naruszeń, proszę nie pakować ich do jednego pisma zbiorczego. Osobne, konkretne upomnienia są podważalne tylko pozornie — w istocie są jaśniejsze i trzymają lepiej, bo każdy zarzut pozostaje sprawdzalny sam dla siebie.
Samo upomnienie nie wywołuje kosztów sądowych — to pismo, nie postępowanie. Drogo robi się dopiero, gdy źle zrobione upomnienie później nie utrzyma wypowiedzenia, a Państwo staną w procesie o ochronę przed wypowiedzeniem z pustymi rękami. Prawdziwa wartość czystego upomnienia leży więc nie w jego kosztach, lecz w tym, ile oszczędza Państwu późniejszego ryzyka. Gdy pracownik broni się przed upomnieniem powództwem o jego usunięcie, rozstrzyga się to często w kilka tygodni — i zależy od tego, jak precyzyjnie pismo zostało sformułowane.
Stałych cen ryczałtowych świadomie nie podajemy: czy wystarczy sprawdzić upomnienie i sformułować je w sposób bezpieczny prawnie, czy też trzeba już ustawić zwrotnicę na rozstanie, zależy od konkretnego przypadku. Rząd wielkości poznają Państwo, gdy tylko będziemy wiedzieć, o co chodzi — i która droga uchroni Państwa przed kosztownym objazdem przez nieudane wypowiedzenie. Gdy przy okazji staje już pytanie o samo rozstanie, pomaga nasz poradnik o wypowiedzeniu przez pracodawcę w Niemczech. Pozostałe sprawy kadrowe zebraliśmy w dziale Pracodawca i kadry.
Przy sterowalnym uchybieniu co do zasady tak — upomnienie jest łagodniejszym środkiem przed wypowiedzeniem z przyczyn leżących w zachowaniu (§ 1 KSchG; LAG Rheinland-Pfalz, wyrok z 10 listopada 2011 r. — 10 Sa 329/11). Wyjątki są przy szczególnie ciężkich naruszeniach, np. w sferze zaufania, gdzie pracownik musiał wiedzieć, że jego zachowanie zagraża trwaniu stosunku pracy. Czy Państwa przypadek do tego należy, to kwestia oceny w konkretnej sprawie — tu lepiej wyjaśnić wcześniej niż potem przed sądem.
Sztywnej liczby nie ma — „trzy upomnienia" to mit. Rozstrzyga to, że istnieje upomnienie tego samego rodzaju, a upomniane zachowanie potem jednorodnie się powtórzyło. Przy cięższych naruszeniach wystarczyć może jedno upomnienie; przy innych zaleca się więcej cierpliwości. Decyduje ostrzeżenie, a nie liczba.
Tylko wtedy, gdy upomnienie jest nieprawidłowe lub przesadzone. Jeśli jest merytorycznie błędne, nieproporcjonalne albo grozi wypowiedzeniem bezgranicznie, pracownik ma roszczenie o usunięcie z akt osobowych (uznane w orzecznictwie, wyprowadzone z §§ 242, 1004 BGB w drodze analogii; ArbG Bochum, wyrok z 19 października 2017 r. — 4 Ca 930/17). Jeśli natomiast upomnienie jest czyste, pozostaje w aktach, nawet gdy pracownik się sprzeciwia.
Nie. Obowiązek wysłuchania z § 102 BetrVG dotyczy tylko wypowiedzenia. Upomnienie składają Państwo bez udziału rady zakładowej. Właśnie tu leży ważne rozgraniczenie: co obowiązuje przy wypowiedzeniu, nie obowiązuje przy upomnieniu — i odwrotnie.
Odezwiemy się do Państwa — zwykle w ciągu 24 godzin, w dni robocze gwarantowane w ciągu 48. Zwłaszcza gdy zdarzenie jest świeże, liczy się każdy dzień dla upomnienia w krótkim czasie — proszę opisać sprawę raczej wcześniej niż później.
Adwokat Sebastian Müller radzi w takiej sytuacji, by traktować upomnienie nie jak list pisany w gniewie, lecz jak spokojną zapowiedź: „Dobre upomnienie brzmi: to było zdarzenie, tego oczekuję, a następnym razem zrobi się poważnie. Kto zamiast tego tylko grozi, a nigdy nie działa, temu w końcu nikt już nie uwierzy w tę groźbę — również sąd".
Opiszą Państwo krótko, o co chodzi — otrzymają Państwo pierwszą ocenę. Odezwiemy się do Państwa — zwykle w ciągu 24 godzin, w dni robocze gwarantowane w ciągu 48.
Opisz swoją sprawę