Klient potrąca sporną wierzytelność: jak firma powinna sprawdzić rozliczenie według BGB
1. Najpierw ustal, jakie dwie wierzytelności mają się rozliczyć
Klient informuje, że potrąca własną wierzytelność z należnością wynikającą z faktury Twojej firmy. Zacznij od osobnego opisania obu roszczeń: kto jest wierzycielem, kto dłużnikiem, z czego wynika obowiązek i jakiej kwoty dotyczy. Zgodnie z § 387 niemieckiego BGB potrącenie wymaga wzajemnych świadczeń tego samego rodzaju. Dwie wierzytelności pieniężne spełniają wymaganie jednorodzajowości.
Sprawdź dokładne oznaczenie stron umów. Roszczenie klienta wobec innej spółki z tej samej grupy nie spełnia wymogu wzajemności tylko dlatego, że przedsiębiorstwa są powiązane. Dla tej oceny znaczenie ma to, który konkretnie podmiot jest zobowiązany do danego świadczenia.
2. Oddziel spór o istnienie roszczenia od samego potrącenia
Samo zakwestionowanie wierzytelności klienta nie przekreśla potrącenia. § 387 BGB nie wymaga, aby wierzytelność była bezsporna. Jednocześnie samo powołanie się przez klienta na roszczenie nie wystarcza: jeżeli wierzytelność rzeczywiście nie istnieje, nie może spowodować wygaśnięcia należności Twojej firmy. Potrzebna jest zatem ocena podstawy i wysokości roszczenia.
Poproś o wskazanie umowy lub zdarzenia, z którego klient wywodzi swoje żądanie, oraz o wyliczenie kwoty. Zestaw jego stanowisko z dokumentami dotyczącymi wykonania umowy i dotychczasową korespondencją. Zapisz, które elementy uznajesz za wyjaśnione, a które pozostają sporne. Ogólne stwierdzenie „nie uznajemy potrącenia” nie wyjaśnia, gdzie leży problem.
3. Nie pomyl wymagalności z możliwością spełnienia świadczenia
Wymagania wobec obu wierzytelności są różne. Wierzytelność przedstawiana przez klienta do potrącenia musi być wymagalna: klient musi już móc żądać należnego mu świadczenia. Natomiast świadczenie, które klient jest winien Twojej firmie, musi być możliwe do spełnienia. Termin płatności Twojej faktury nie musi więc w każdym przypadku już upłynąć.
Przykład hipotetyczny: klient może zapłacić fakturę przed terminem, a jego własna wierzytelność pieniężna wobec firmy jest już wymagalna. Sama różnica terminów wymagalności nie wyklucza wtedy potrącenia na podstawie § 387 BGB. W notatce rozdziel datę wymagalności roszczenia klienta od daty, od której wolno mu spełnić własne świadczenie.
4. Przeczytaj oświadczenie i sprawdź zarzuty
Według § 388 BGB potrącenie następuje przez oświadczenie złożone drugiej stronie. Zachowaj jego dokładną treść i sprawdź, czy klient rzeczywiście oświadcza potrącenie, czy jedynie proponuje przyszłe rozliczenie. Sam wewnętrzny zapis w jego księgowości nie zastępuje oświadczenia wobec Twojej firmy. Oświadczenie złożone pod warunkiem lub z zastrzeżeniem terminu jest zgodnie z tym przepisem bezskuteczne.
Osobnym etapem jest § 390 BGB: co do zasady nie można potrącić wierzytelności, której przeciwstawia się zarzut materialnoprawny, określany jako Einrede. Nie chodzi tu o samo zaprzeczenie istnieniu roszczenia. Jeżeli firma powołuje taki zarzut, powinna wskazać jego konkretną podstawę, zamiast ograniczać odpowiedź do słowa „sporne”.
5. Oblicz zakres i moment wygaśnięcia należności
Skuteczne potrącenie powoduje wygaśnięcie wierzytelności w zakresie, w jakim wzajemnie się pokrywają. Zgodnie z § 389 BGB skutek ten odnosi się do chwili, w której wierzytelności po raz pierwszy spełniały warunki potrącenia. Data wiadomości klienta nie musi więc być datą, od której należności uznaje się za wygasłe.
Przykład hipotetyczny: firma ma wierzytelność 8.000 euro, a klient skutecznie potrąca własną wierzytelność 3.000 euro. Obie wygasają do kwoty 3.000 euro; firmie pozostaje 5.000 euro. Jeżeli roszczenie klienta istnieje tylko w części, zakres wygaśnięcia jest odpowiednio mniejszy. Kwoty wskazanej przez klienta nie należy zatem automatycznie przyjmować jako prawidłowego salda.
6. Odpowiedz na konkretną przyczynę sporu
Przygotuj krótkie zestawienie wyników: strony obu wierzytelności, podstawa i wysokość roszczenia klienta, jego wymagalność, możliwość spełnienia świadczenia wobec firmy, treść oświadczenia oraz ewentualne zarzuty. Następnie ustal pozostałą kwotę i moment, od którego należności należy uznać za wygasłe przy skutecznym potrąceniu.
W odpowiedzi wskaż rzeczywisty problem: brak wyjaśnienia podstawy roszczenia, niewymagalność albo błędną wysokość odliczenia. Jeżeli potrącenie spełnia opisane wymagania, uwzględnij wygaśnięcie odpowiedniej części należności. Jeżeli brakuje rozstrzygającej informacji, skup dalsze wyjaśnienia właśnie na niej. Taki sposób działania pozwala ustalić, jaka część żądania firmy pozostaje aktualna.