Kunde rechnet mit bestrittener Gegenforderung auf: Prüfablauf für Unternehmen
1. Die Aufrechnung in zwei Forderungen zerlegen
Ein Kunde erklärt, Ihre Rechnung sei durch eine eigene Forderung ausgeglichen. Für die Prüfung sollten Sie zwei Positionen getrennt erfassen: Ihre Forderung gegen den Kunden und dessen behauptete Gegenforderung gegen Ihr Unternehmen. Notieren Sie jeweils Gläubiger, Schuldner, Rechtsgrund und Betrag. Nach § 387 BGB müssen zwei Personen einander gleichartige Leistungen schulden; bei zwei Geldforderungen ist die Gleichartigkeit gegeben.
Prüfen Sie insbesondere die beteiligten Rechtsträger. Eine Forderung gegen eine andere Konzerngesellschaft erfüllt die erforderliche Gegenseitigkeit nicht allein deshalb, weil beide Gesellschaften derselben Unternehmensgruppe angehören. Entscheidend ist, wer wem die jeweilige Leistung schuldet.
2. Bestreiten ersetzt die Sachprüfung nicht
Eine Gegenforderung scheitert nicht schon daran, dass Ihr Unternehmen sie bestreitet. § 387 BGB verlangt keine unstreitige Forderung. Umgekehrt genügt die Behauptung des Kunden nicht: Eine tatsächlich nicht bestehende Gegenforderung kann Ihre Rechnung nicht zum Erlöschen bringen. Trennen Sie deshalb die Frage nach dem Bestand von der Frage, ob die Forderung ausreichend erläutert wurde.
Fordern Sie eine nachvollziehbare Aufstellung an: Aus welchem Vertrag oder Vorgang soll der Anspruch stammen, welche Leistung wird verlangt und wie berechnet sich der Betrag? Stellen Sie dieser Darstellung die eigenen Vertragsunterlagen, Leistungsnachweise und die bisherige Korrespondenz gegenüber. Halten Sie konkrete Widersprüche fest.
3. Fälligkeit und Erfüllbarkeit richtig zuordnen
Für den aufrechnenden Kunden gelten unterschiedliche Anforderungen: Seine Gegenforderung muss fällig sein, er muss die Leistung also bereits verlangen dürfen. Ihre Forderung gegen ihn muss dagegen erfüllbar sein: Der Kunde muss die ihm obliegende Leistung bereits bewirken dürfen. Dass Ihre Rechnung noch nicht fällig ist, schließt eine Aufrechnung deshalb nicht automatisch aus.
Hypothetisches Beispiel: Der Kunde darf seine Zahlung bereits vor dem vereinbarten Zahlungstermin leisten. Ist seine eigene Geldforderung gegen Ihr Unternehmen schon fällig, kann die unterschiedliche Fälligkeit der beiden Forderungen der Aufrechnung nach § 387 BGB nicht allein entgegenstehen. Dokumentieren Sie beide Zeitpunkte getrennt.
4. Erklärung und Einreden gesondert prüfen
Die Aufrechnung erfolgt nach § 388 BGB durch Erklärung gegenüber der anderen Seite. Sichern Sie deshalb den genauen Wortlaut der Kundenmitteilung. Eine nur interne Verrechnung beim Kunden ersetzt diese Erklärung nicht. Prüfen Sie, ob tatsächlich eine Aufrechnung erklärt oder lediglich eine spätere Verrechnung vorgeschlagen wird. Eine unter einer Bedingung oder Zeitbestimmung abgegebene Erklärung ist nach § 388 BGB unwirksam.
Daneben verlangt § 390 BGB eine gesonderte Prüfung: Einer zur Aufrechnung eingesetzten Forderung darf grundsätzlich keine Einrede entgegenstehen. Eine Einrede ist von der bloßen Behauptung zu unterscheiden, die Forderung bestehe überhaupt nicht. Dokumentieren Sie daher den konkreten rechtlichen Hinderungsgrund; die Bezeichnung „bestritten“ reicht dafür nicht.
5. Erlöschenszeitpunkt und verbleibenden Betrag bestimmen
Eine wirksame Aufrechnung lässt beide Forderungen erlöschen, soweit sie sich decken. Nach § 389 BGB wird das Erlöschen auf den Zeitpunkt zurückbezogen, zu dem sich die Forderungen erstmals aufrechenbar gegenüberstanden. Das Datum der Kundenerklärung ist deshalb nicht automatisch der maßgebliche Erlöschenszeitpunkt.
Hypothetisches Beispiel: Ihrer Forderung von 8.000 Euro steht eine aufrechenbare Gegenforderung von 3.000 Euro gegenüber. Bei wirksamer Aufrechnung erlöschen beide Forderungen in Höhe von 3.000 Euro; von Ihrer Forderung bleiben 5.000 Euro. Bestand die Gegenforderung nur teilweise, ist auch die Deckung entsprechend geringer. Übernehmen Sie den vom Kunden genannten Abzug deshalb erst nach der Betragsprüfung.
6. Eine konkrete Antwort statt pauschaler Ablehnung
Fassen Sie das Ergebnis in einer kurzen Prüfnotiz zusammen: beteiligte Personen, Bestand und Höhe der Gegenforderung, deren Fälligkeit, Erfüllbarkeit Ihrer Forderung, Wortlaut der Erklärung und mögliche Einreden. Berechnen Sie anschließend, welcher Betrag bei wirksamer Aufrechnung verbleibt und ab welchem Zeitpunkt die Forderungen als erloschen gelten.
Antworten Sie dem Kunden entlang des tatsächlichen Streitpunkts. Benennen Sie etwa fehlende Angaben zur Gegenforderung, eine noch ausstehende Fälligkeit oder einen abweichenden Betrag. Ist die Aufrechnung nach diesen Voraussetzungen wirksam, berücksichtigen Sie die erloschene Teilforderung. Bleibt ein entscheidender Punkt offen, sollte genau dieser vor der weiteren Forderungsverfolgung geklärt werden.